HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA

Generalidades

En esta primera sesión tomamos contacto con la hoja de cálculo tratando de descubrir algunas de sus utilidades fuera del ámbito meramente matemático.

Objetivos

En este módulo aprenderemos a...

Reconocer los distintos elementos de la hoja de cálculo.

Introducir todo tipo de datos: texto, números, fórmulas y fechas.

Utilizar las primeras funciones y descubrir su gran potencial. 

Descubrir, interpretar y corregir errores.

Utilizar correctamente los operadores matemáticos básicos.

Comprender las diferentes referencias de celdas.

Todo ello mediante la confección de interesantes modelos de hoja de cálculo.

En el apartado de

complementos

  nos planteamos:

Descubrir trucos y curiosidades de gran relevancia para el manejo de la hoja.

Ampliar el estudio de las funciones más importantes y de mayor utilidad.

Mostrar modelos ya confeccionados y descubrir interesantes posibilidades de esta herramienta.

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Contenidos

Nos acercarnos a la hoja de cálculo familiarizándonos con su entorno de trabajo y descubriendo sus posibilidades mediante la confección de diversos modelos planteados como tareas. En cada uno de sus bloques se aprenderán los primeros conceptos, las primeras utilidades, las primeras estrategias...

Primeros pasos

. Nos familiarizamos con el área de trabajo.

Tipos de datos

. Una hoja de cálculo además de datos numéricos, admite texto, fórmulas y fechas.

Fórmulas

. El gran potencial de la hoja de cálculo.

Corrección de errores

. Si nos equivocamos debemos saber la manera más sencilla de corregir los errores. Aprenderemos a distinguir los mensajes de error a la vez que descubrimos nuevas herramientas y nuevas funciones de la hoja de cálculo.

Operadores

. Una aproximación a los operadores matemáticos básicos.

Libros de trabajo

. Los modelos son libros con una o varias hojas.

Referencias de celda

. Conoceremos la importancia de las referencias de celda.

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Primeros pasos

Iniciamos

OpenOffice.org Calc

y en unos instantes se nos mostrará la

Pantalla Inicial

de la aplicación.

Observamos la parte de arriba, por defecto de color azul, de la ventana activa. Se trata de la

Barra de Título

. En ella figura el nombre de la hoja,

Sin título 1

, haciendo referencia a que el documento aún no ha sido guardado. Debemos acostumbrarnos a salvar el trabajo desde el principio ubicándolo en la carpeta adecuada. Para este curso podemos crear una carpeta con el nombre

Curso Hoja

, o algo similar que nos recuerde su contenido, en el Escritorio para tener fácil acceso. Dentro de ella almacenaremos todos los archivos que iremos creando.

Pulsa sobre el menú

Archivo

y selecciona

Guardar como...

, busca la carpeta en el Escritorio, escribe el nombre del archivo, por ejemplo

Primeros pasos

y pulsa 

Guardar

. Desde este momento nuestra hoja tiene nombre y podremos localizarla cuando la necesitemos. Observamos cómo ha cambiado la

Barra de Título

.

Tras el icono que identifica las hojas de cálculo de OpenOffice.org aparece el nombre de la hoja

Primeros pasos.ods

; ods es la extensión del archivo  que lo caracteriza como hoja de cálculo de OpenOffice.

La parte más amplia de la ventana activa la constituye el espacio cuadriculado o

Área de trabajo

.

Cada uno de los recintos de esta cuadrícula se denomina

Celda

y se puede utilizar para introducir datos. Si pulsamos con el ratón sobre una celda observaremos que queda señalada con los bordes más gruesos a la espera de que introduzcamos información, la denominaremos

Celda activa.

A lo largo del curso nos referiremos a diversas celdas y para ello es imprescindible identificarlas de manera inequívoca. Se aprecia que cada celda es la intersección de una de las columnas, designadas con las letras del alfabeto (A, B, C,..., AA, AB, AC,....) y una de las filas, numeradas en orden ascendente (1, 2, 3, 4,...). Visto así parece lógico que cada celda se nombre haciendo referencia a su posición dentro de la hoja mediante la letra de la columna y el número de la fila. Si observamos la imagen superior, la celda activa es la B2. Se puede ver la dirección de la celda en el

cuadro de nombres

situado encima del vértice superior izquierdo del área de trabajo.

Probamos a pulsar sobre distintas celdas fijándonos cómo cambia la dirección. Si utilizamos las

barras de desplazamiento

de las partes derecha e inferior tendremos acceso al resto de celdas de la hoja.

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Tipos de datos

Para estudiar el tipo de información que se puede introducir en una celda nos planteamos la tarea de d

iseñar un control de conocimientos sobre capitales de países europeos.

La idea es ofrecer al alumno una lista de países de Europa para que la complete con sus respectivas capitales.

Abrimos una hoja en blanco y la guardamos con el nombre

capitales

en la carpeta

Curso Hoja

que hemos creado para almacenar las actividades de este curso. Pulsamos sobre la celda B2 (conviene no empezar en la primera fila y la primera columna para dejar espacio a posibles numeraciones, títulos o encabezados), escribimos el nombre del primer país de la lista, por ejemplo Francia, y observamos lo que sucede:

Se escribe en la celda seleccionada B2 y en la que denominaremos

Barra de fórmulas

. Para validar la información escrita pulsamos la tecla

Intro

(Entrar), y automáticamente nos desplazaremos a la celda situada debajo, B3, con lo que desaparece la inscripción de la barra de fórmulas, pues esta nos muestra el contenido de la celda activa que ahora es B3 y está vacía. En B3 escribimos el siguiente país, por ejemplo Italia, y repetimos el proceso anterior. Así con todos los datos que deseemos incluir en esta lista; aquí lo reduciremos a diez.

Aprovechamos la primera columna, A, para numerar las entradas. Escribimos 1 en la celda A2, 2 en la celda A3, y así sucesivamente. Para ahorrarnos tiempo y trabajo podemos rellenar las celdas A3 hasta A11 con valores sucesivos seleccionando A2, pulsando con el ratón sobre el vértice inferior derecho, resaltado con un cuadradito negro, denominado

control de relleno

y, sin soltar el botón izquierdo, arrastrando hasta la posición A11. 

En este punto efectuamos una pausa en nuestra tarea para reflexionar sobre el tipo de información que hemos utilizado hasta el momento y para realizar unas consideraciones al respecto. Hemos introducido dos tipos de datos:

Texto

: El texto aparece en las celdas alineado a la izquierda.

Números

: Los números se alinean por defecto a la derecha de la celda. 

Es importante esta diferenciación porque la aplicación no tratará de la misma forma las cifras y los textos a la hora de "operar"  con ellos. Más adelante estudiaremos cómo modificar estas alineaciones.

Volviendo a nuestro ejercicio, pretendemos que el alumno complete las celdas C2 hasta C11 con las capitales correspondientes a los distintos países. Si con ello hubiéramos finalizado nuestro trabajo, perderíamos la gran potencialidad de la hoja de cálculo y no habríamos conseguido diseñar nada novedoso. ¿Y si fuera capaz la hoja de advertir en el acto los errores cometidos y de confirmar las respuestas correctas? Vamos a intentarlo incluyendo un nuevo tipo de datos en nuestro modelo.

Fórmulas

: Permiten combinar informaciones de diversas celdas y realizar cálculos.

Más adelante, en el apartado

Corrección de errores,

incluiremos:

Fechas

: Al igual que los números, se alinean a la derecha.

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Fórmulas

Siguiendo con la tarea que tenemos entre manos vamos a utilizar las fórmulas para advertir del acierto o fallo en  las respuestas.

Las fórmulas constituyen el gran potencial de la hoja de cálculo. Para que la aplicación reconozca que es una fórmula ésta

debe ir precedida del signo =

, no olvides este detalle. En siguientes apartados nos referiremos a las funciones/fórmulas con más profundidad. De momento vamos a utilizar una que nos va a permitir completar nuestra tarea. Se trata de la función

IGUAL

que permite comparar dos textos devolviendo la inscripción "VERDADERO" si dichos textos coinciden o "FALSO" en caso contrario. La idea es que si el alumno escribe en C2 París, el sistema le contestará en D2 con el mensaje "VERDADERO", pero si escribe Madrid, Londres, parís, Paris o cualquier otra cosa obtendrá "FALSO" como respuesta. Se pretende que el alumno escriba correctamente el nombre de la capital, con tildes y mayúscula en la primera letra ya que en caso contrario la comparación con el valor real será fallida.

Pasemos ya a completar el modelo que estamos construyendo. Dejamos en blanco la columna C para que el usuario escriba las respuestas y nos dirigimos a la columna D para escribir las fórmulas correspondientes. Escribimos en D2: =IGUAL(C2;"París") 

El signo = indica que es una fórmula, IGUAL hace referencia a la función concreta que estamos utilizando, entre paréntesis y separados por "punto y coma" los textos que se han de comparar. El primer texto será aquel que el alumno escriba en C2; por eso hacemos referencia a ese lugar y no a su contenido. El segundo texto, con el que comparar el primero, debe ser el valor correcto que se espera. Este último va entrecomillado para indicar que es una cadena de texto y no una función. Al pulsar

Intro

para validar la entrada aparecerá "FALSO" en la celda. Era de esperar pues en C2 no hay nada y la comparación no tiene éxito. De manera análoga escribimos el resto de fórmulas en D3 hasta D11.

Probamos el modelo escribiendo París en C2 y pulsamos

Intro

para validar la entrada. En ese instante debería aparecer la inscripción VERDADERO en D2, pero, ¿qué ocurre si en su lugar encontramos un 1? Nada por lo que preocuparse; el 1 nos indica que la información contenida en D2 no puede ser mostrada en pantalla al exceder su extensión el ancho de la columna D (la palabra VERDADERO no cabe en la celda correspondiente). Si hacemos la columna D más ancha el problema estará resuelto. Para ello basta con situar el ratón en la línea que separa el encabezado de la columna D con el de la columna siguiente E (el cursor tomará forma de doble flecha) y haciendo clic arrastrar hacia la derecha para agrandar la columna hasta el tamaño deseado. De esta manera podemos modificar el ancho de cualquier columna y de manera análoga el alto de cualquier fila.

Completamos las demás entradas C2 hasta C11, comprobando que si escribimos de manera incorrecta el nombre de la capital, el sistema devuelve el mensaje FALSO. De esta forma damos por terminada, en una primera aproximación, la tarea propuesta. Más adelante la completaremos añadiendo aspectos estéticos y de seguridad.

No olvides guardar el modelo antes de continuar; pulsa sobre el icono correspondiente de la

Barra de funciones

o desde el menú

Archivo> Guardar

. De  esta manera aprovechamos que la hoja ya estaba guardada con el nombre

capitales

; ahora lo único que hacemos es salvar las modificaciones efectuadas.

Por si necesitas consolidar un par de detalles importantes

¿Cómo distingue la aplicación que queremos introducir una fórmula en un celda?

Porque lo primero que escribimos es el signo =

Porque escribimos directamente en la barra de fórmulas.

Opción correcta

Incorrecto

¿Para qué se entrecomillan los textos dentro de las fórmulas?

Para distinguirlos de los números.

Para que no se confundan con funciones.

Incorrecto

Opción correcta

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Corrección de errores

Si una vez validada la información introducida en una celda nos damos cuenta de que ésta no es correcta debemos modificarla. Para practicar la corrección de errores crearemos un nuevo

modelo de hoja que calcule la cantidad de días vividos hasta hoy.

Abrimos un documento en blanco. Si ya tenemos en pantalla OpenOffice.org Calc bastará con pulsar sobre el icono

Nuevo documento

de la Barra de funciones. Guardamos el documento con el nombre

días de vida

.

En B2 escribimos la cabecera del modelo:

¿Quieres conoce la cantidad de días vividos hasta hoy?

Hemos aumentado el tamaño de la fuente y resaltado en negrita. Validamos la entrada pulsando

Intro

y nos fijamos en un par de detalles:

El texto es más largo que el ancho de la celda pero se muestra en su totalidad al flotar sobre las celdas de la derecha.

Por despiste hemos cometido una incorrección al escribir

conoce

en lugar de

conocer

.

Para corregir el error podemos pulsar sobre la celda que contiene la información, B2, y modificar el contenido en la

Línea de entrada

o

Barra de fórmulas

situando el cursor en el lugar correspondiente, o hacer doble clic en B2 para efectuar la corrección en la misma celda. En ambos casos validamos los cambios con

Intro

.

Ahora explicaremos al usuario que debe introducir su fecha de nacimiento en una celda determinada, en este caso E4, que hemos resaltado mediante un borde.

Unas consideraciones antes de seguir. Acabamos de utilizar otro tipo de datos, las

fechas,

que se introducen escribiendo día, mes y año separados por barras, guiones o puntos. En el ejemplo 17/12/93; 17-12-93 o bien 17.12.93.

Además hemos resaltado con un borde E4 para indicar el lugar exacto en el que se debe escribir la fecha de nacimiento. Para ello basta con hacer clic derecho sobre la celda activa y del

Menú contextual

pedir

Formatear celdas...

(también podemos acceder desde el menú

Formato

). En la ventana

Formato de celdas

seleccionamos la pestaña

Borde

y elegimos la combinación deseada. Aceptamos y observamos su efecto.

En G4 vamos a constatar la fecha de hoy de manera que no sea necesario escribirla cada vez que utilicemos el modelo, sino que se actualice automáticamente al abrir la hoja. Existen dos funciones que pueden servir para nuestro propósito:

AHORA()

, función que devuelve la fecha y hora actuales.

HOY()

,  función que consigna la fecha actual.

Utilizaremos ésta última escribiendo en G4:=hoy. Al validar la entrada mediante

Intro

aparece el siguiente mensaje de error: #NOMBRE?   Indica que el nombre de la función usado en la fórmula no es correcto. Efectivamente, la función HOY necesita acompañarse por paréntesis (). Para corregirla procedemos de manera análoga a como hicimos anteriormente, =hoy(). Ahora todo debe funcionar correctamente y mostrarse en G4 la fecha del día. Por último queremos que en E7 figure el cálculo de los días de vida del usuario. Para ello podemos proceder de dos formas:

Restando la fecha de hoy de la fecha de nacimiento mediante la fórmula
=G4-E4.

Utilizando una nueva función destinada a efectuar dicho cálculo.
=DÍAS(G4;E4), que devuelve el número de días transcurridos entre dos fechas, separadas por punto y coma. (Si no escribimos la tilde en DÍAS nos aparecerá de nuevo el mensaje de error).

Para completar la hoja escribimos algunas notas aclaratorias en G3, D7 y F7 que nos ayudarán a mostrar la información de manera clara y precisa.

Pulsamos sobre E7, cambiamos el color del texto a rojo, lo centramos y en

Formatear celdas

activamos el

Separador de miles

, que encontraremos dentro de la pestaña

Números

.

Pulsa sobre

días de vida

si necesitas acceder a la tarea resuelta.

Para terminar esta primera aproximación a la corrección de errores, unos consejos:

Cuando se trate de realizar pequeñas variaciones sobre datos ya introducidos, lo mejor es proceder como se ha explicado anteriormente, haciendo clic sobre la línea de entrada de la barra de fórmulas o doble clic sobre la celda.

Si los datos introducidos en una celda deben ser sustituidos por otros completamente distintos, lo habitual es seleccionar la celda y escribir directamente la nueva información. La antigua desaparecerá.

En el supuesto de que se quiera eliminar sin más la información contenida en una o varias celdas, usaremos la tecla

Retroceso

(la de borrar a la izquierda) o la tecla

Supr

. Si optamos por lo último, podremos elegir lo que queremos suprimir; lo más normal es eliminar el contenido y mantener el formato (aceptar la selección que aparece por defecto), pero en ocasiones necesitaremos suprimirlo todo.

Deberías ir confeccionando un listado de las funciones que vamos utilizando

Señala las funciones que ya hemos utilizado o mencionado

=hoy()

Correcto

Incorrecto

=igual

Correcto

Incorrecto

=ayer

Correcto

Incorrecto

=G4-E4

Correcto

Incorrecto

=días

Correcto

Incorrecto

=ahora()

Correcto

Incorrecto

No confundir fórmula con función.

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Operadores

Ciertamente, la potencia de la hoja de cálculo reside en su enorme capacidad para realizar operaciones matemáticas. En esta sección vamos a introducirnos en la herramienta de cálculo matemático en su faceta más básica.

Abrimos una hoja en blanco y tecleamos en una celda cualquiera =8+7. Al validar la entrada mediante

Intro

, aparecerá en la celda el resultado de la operación. De esta manera podemos utilizar la hoja como una calculadora en la que los cálculos van precedidos del signo =. Los operadores que se pueden utilizar son:

Operador | Significado
 + | Suma
 - | Resta
 * | Producto
 / | División
 ^ |  Potencia
 % | Porcentaje
 < | Menor que
 > |  Mayor que
 = | Igual que
 <> |  Distinto que
 <= | Menor o igual
 >= |  Mayor o igual

Los paréntesis se emplean de manera habitual y su ausencia da paso a la prioridad de operaciones, a saber, primero las potencias, después las multiplicaciones - divisiones y por último las sumas - restas. Veamos esto con un ejemplo. Escribimos en una celda =2+5*4; al no haber paréntesis que agrupen operaciones, la prioridad manda realizar primero el producto y después la suma. El resultado debe ser 22.

Esta forma de utilizar la hoja de cálculo no deja de ser una mera anécdota, ya que su valor más importante reside en escribir una sola vez la fórmula y aprovechar las referencias a celdas para efectuar cálculos repetitivos. Escribimos en C2 y C3 dos números que queremos multiplicar y en C4 la fórmula =C2*C3. Ahora le estamos diciendo al programa que multiplique el contenido de la celda C2 por el contenido de la celda C3. Esta es la manera usual de realizar operaciones en la hoja, referirnos a sitios y no a contenidos, de forma que al variar el contenido de dichas celdas el cálculo se actualice automáticamente.

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Libros de trabajo

Nos planteamos la tarea de

confeccionar un libro de trabajo formado por 4 hojas en las que simularemos la construcción de tablas de restar, multiplicar, dividir y de potencias.

Los archivos que creamos al trabajar con Calc se denominan

Libros de trabajo

. Cada libro tiene por defecto tres hojas, que pueden aumentarse si es necesario. Los nombres de las hojas aparecen en la parte inferior del área de trabajo (genéricamente Hoja1, Hoja2, Hoja3).

Cambiaremos el nombre a las hojas para hacer referencia a su contenido e insertaremos una nueva para completar las cuatro que se piden en la tarea.

Clic derecho sobre el rótulo

Hoja1

, y del menú contextual pedimos

Cambiar nombre a la hoja...

Escribimos el nuevo nombre, por ejemplo

Resta

, y aceptamos

.

De manera análoga llamamos

Multiplicación

a la Hoja2 y

División

a la Hoja3.

Creamos una nueva hoja, a continuación de

División,

pulsando sobre

Insertar hoja...

del menú contextual (o desde el menú

Insertar>Hoja...

). En el cuadro de diálogo que aparece seleccionamos

Detrás de la hoja actual

y como nombre escribimos

Potenciación

.

Ya tenemos el marco preparado para abordar nuestro cometido. Guardamos el libro con el nombre

operaciones

.

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Referencias de celda

Abrimos el libro que hemos guardado con el nombre

operaciones

y nos situamos en la primera hoja del libro (

Resta

), escribimos la cabecera, TABLA  DE  RESTAR, y utilizamos

Combinar celdas

del menú

Formato

para que no se vean las líneas de división de las celdas sobre las que flota el título y lo centramos, también podemos utilizar el botón correspondiente de la barra de herramientas

Formato

. Previamente deberemos seleccionar las celdas que deseamos combinar para que la opción esté activa.

Indicamos al usuario que escriba, en una celda resaltada, el número del que se desea obtener la tabla de restar, por ejemplo resaltamos con borde la celda D4 y escribimos el número 3. Se trata de confeccionar una tabla que reste del 3 los números comprendidos entre -5 y 5. En la primera columna de la tabla debe figurar el número que introduzca el usuario. Escribimos =d4 en B6 y observamos cómo se reproduce el contenido de D4 en B6. En B7 y siguientes hasta B16 vamos a introducir la misma fórmula (=d4) utilizando

copiar - pegar

. Seleccionamos B6 y copiamos su contenido mediante el icono correspondinte de la Barra de herramientas

Estándar

. Nos situamos en B7 y pegamos.

El resultado no es el esperado; en B7 aparece 0 ya que la función se ha pegado como =d5.

La hoja de cálculo utiliza, por defecto,

referencias

de celda

relativas

, lo que quiere decir que se hace referencia a las celdas por su posición relativa con respecto a la celda actual. Si en B6 pone =d4 quiere decir que el programa debe reproducir en B6 el contenido de la celda situada

dos celdas hacia la derecha y dos celdas hacia arriba

. Al copiar dicha fórmula en B7 las referencias relativas se mantienen, por lo que se nos mostrará el contenido de la celda situada "dos celdas hacia la derecha y dos celdas hacia arriba", es decir, el contenido de D5, que está vacía.

Como lo que pretendemos es que en B7 y hasta B16 se mantenga el valor de la celda D4, debemos "

fijar

" dicha referencia para que al copiar y pegar se mantenga inalterado. Escribimos en B6 =$d$4

Anteponiendo el símbolo $ en la referencia de la columna $d conseguimos

fijarla

y de la misma manera con la fila $4. De esta forma la inscripción =$d$4 muestra el contenido de la celda d4, considerado como

referencia absoluta

, señalando siempre esta celda cualquiera que sea el lugar donde se copie.

Si lo necesitamos podemos fijar la columna dejando libre la fila o viceversa, construyendo así una

referencia mixta

(=$d4 o =d$4). En nuestra tarea aplicamos una referencia absoluta en la celda B6, =$d$4, y copiamos su contenido en B7 hasta B16 (también podemos utilizar el control de relleno).

Rellenamos las celdas correspondientes de la columna C con el signo - y las de la columna E con =. En D6 escribimos -5 y mediante el control de relleno completamos hasta D16 (el contenido aumentará una unidad en cada celda, -5, -4, -3,...). En F6 insertamos la fórmula =B6-D6, con la que pretendemos restar el contenido de ambas celdas, y de nuevo el control de relleno hará el resto por nosotros al copiar debajo las fórmulas actualizadas, ya que en F6 hemos utilizado referencias relativas (las que se actualizan al ser copiadas).

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Complementos

El estudio continúa más allá de los contenidos. En complementos nos enriquecemos, avanzamos y descubrimos algunos de los aspectos más interesantes de la hoja de cálculo.

Curiosidades

. Sacaremos el máximo partido a las celdas: movernos rápidamente, saltar de línea, escribir números como texto...

Modelos

. Nos sorprenderán tres modelos listos para su utilización. Aprenderemos a confeccionarlos y en el proceso conoceremos algunas de las funciones más interesantes de la hoja de cálculo.

Este apartado es muy importante y no debe saltarse.

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Curiosidades

Aquí unos cuantos trucos y/o curiosidades:

Para escribir números y que el programa los interprete como texto basta con introducirlos precedidos por una comilla simple ‘(la que comparte tecla con el símbolo de cierre de interrogación).

Para saltar de línea dentro de la misma celda utilizaremos la tecla

Intro

mientras mantenemos pulsada la tecla

Control

.

Si hemos modificado el alto de una fila, su contenido se puede colocar arriba, al centro o abajo en la celda. Para ello en

Formatear celdas

del menú contextual abrimos la pestaña

Alineación

y seleccionamos la opción deseada.

Las

teclas de navegación

permiten movernos por las diferentes celdas de la hoja, aunque siempre podremos utilizar el ratón. Las principales teclas de navegación son:

 TECLA | DESPLAZAMIENTO
 Flecha izquierda | Celda de la izquierda
 Flecha derecha | Celda de la derecha
 Flecha arriba | Celda de arriba
 Flecha abajo | Celda de abajo
 Inicio | Principio de una fila
 Fin | Final de una fila
 Tabulador | Celda siguiente
 Mayús+Tab | Celda anterior

Para validar los datos introducidos en una celda hemos utilizado la tecla

Intro

, pero también podría servir el

Tabulador

o cualquier otra tecla de navegación. Si hemos efectuado una corrección añadiendo o modificando el contenido de una celda, deberemos utilizar

Intro

o

Tab

para validar las modificaciones.

Existen tres maneras básicas de

copiar - pegar

la información de una celda a otra:

Mediante los iconos de la barra estándar.

Desde el menú

Editar

.

Utilizando el menú contextual (clic derecho)

Si nos equivocamos al escribir una fórmula, la aplicación nos avisa con diversos mensajes de error. En la

Línea de entrada

suele aparecer una descripción del error y en la celda correspondiente el número del código de error. En ocasiones aparecerá un cuadro de diálogo en el que se nos propondrá alguna manera de solucionarlo aunque siempre se puede recurrir a la

Ayuda

de OpenOffice.org

Por si eres curioso

¿Sabes cuántas filas y cuántas columnas hay en una hoja de cálculo de OpenOffice?

Sería sencillo de averiguar si fueras capaz de desplazarte hasta la última celda. Una pista es que con la combinación de teclas

Contrl+Flecha abajo

te moverás hasta la última fila.

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Modelo 1. Ortografía

En el desarrollo de este primer módulo hemos confeccionado algunos modelos de hoja de cálculo sencillos, a la vez que adquiríamos los conocimientos necesarios para ello. Ahora es el momento de ampliar la gama de aplicaciones prácticas, presentando una colección de modelos aplicables en el entorno educativo.

El modelo Ortografía consiste en una prueba de utilización de B o V (se podría realizar con cualquier otra regla ortográfica) en la que se presentan una serie de palabras, escritas de manera que cada letra ocupe una celda distinta y dejando en blanco aquella en la que el usuario deba completar con B o V.

Se podría haber utilizado la función

IGUAL

para obtener la corrección en la columna L, similar a como la empleamos en el modelo

capitales.ods

, pero aquí hemos optado por la función

SI

que permite escribir nuestro propio mensaje de validación. Para entender esta función lógica vamos a indicar cómo la hemos utilizado en este ejemplo. En L4 podríamos escribir la fórmula: =SI(I4="V";"¡TÚ SÍ QUE SABES!";"¿TÚ CREES?"), con la que estaríamos expresando que

si el contenido de la celda I4 es igual a V

entonces devuelve el mensaje

¡TÚ SÍ QUE SABES!

y

en caso contrario

(el contenido de I4 distinto de V) devuelve el mensaje

¿TÚ CREES?

.

Observa que la función SI necesita tres argumentos separados por punto y coma (siempre los argumentos van separados por ;). El primero expresa la condición que debe cumplirse

I4="V"

Ponemos V porque LAVAR se escribe con V y entrecomillado por ser una letra (los textos dentro de las funciones van entre comillas). El segundo argumento incluye lo que deseamos que ocurra cuando la condición se cumpla; en este caso queremos que devuelva, en L4, el mensaje (lo escribimos entrecomillado por ser texto)

"¡TÚ SÍ QUE SABES!"

El tercer argumento contempla lo que deseamos que suceda en el caso de que la condición I4="V" no se cumpla, que en el ejemplo es escribir

"¿TÚ CREES?"

, para invitar al usuario a revisar la palabra.

Si el modelo estuviera confeccionado de esta manera, cuando I4 esté en blanco aparecerá el mismo mensaje que cuando el contenido es falso, ya que no coincide con la condición (ser igual a V). Para evitar esto vamos a utilizar una nueva herramienta, la función

ESBLANCO

. Con ella indicaremos que si la celda I4 está en blanco (vacía) no queremos que aparezca nada en L4 y en caso contrario nos servirá la fórmula anterior. Escribimos en L4

Observa que en tercer argumento interviene a su vez otra función SI.

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Modelo 2. Cálculo mental

Siguiendo pautas similares a las empleadas en el modelo anterior, y con una intención parecida, presentamos un modelo en el que el usuario debe demostrar sus dotes de cálculo mental. Al escribir el resultado en las celdas con fondo verde de la columna I, se obtendrá el mensaje "

VERDADERO"

cuando el cálculo sea correcto y "

FALSO

" cuando sea erróneo. Además en I7 se contabilizan los aciertos mediante la fórmula: =CONTAR.SI(J1:J5;"VERDADERO")

La función CONTAR.SI cuenta las celdas comprendidas en el área definida, en nuestro caso J1:J5, que cumplen la condición especificada: tener la inscripción "VERDADERO" en el ejemplo.

Si el número de aciertos es mayor o igual que 3, aparecerá en J7 el mensaje "PRUEBA SUPERADA". Hasta que esto no ocurra el rótulo indicará "SIGUE CALCULANDO". La función empleada es una

SI lógica

sencilla: =SI(I7>=3;"PRUEBA SUPERADA";"SIGUE CALCULANDO")

Por último, hemos ideado una manera de generar tantos ejercicios distintos como queramos sin necesidad de cambiar manualmente los números que intervienen. Para ello, en vez de escribir números hemos optado por la función

ALEATORIO.ENTRE

para que se generen de manera aleatoria cada vez que pulsemos

Mayús+Control+F9

: =ALEATORIO.ENTRE(0;10) Entre paréntesis el intervalo de margen, de 0 a 10 incluidos los extremos.

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Modelo 3. Test

Cuando calificamos un examen tipo test, suele resultar pesado obtener con precisión la nota de cada uno de los alumnos, por lo repetitivo de los cálculos. El modelo que presentamos supone un test en el que cada pregunta tiene cuatro posibles respuestas y por lo tanto cada tres preguntas mal contestadas restan una del total de las contestadas correctamente. El total de preguntas del test es 50. La fórmula que se emplea para obtener la nota es

Intenta reproducir este modelo con ayuda de la fórmula y la imagen del modelo concluido. No obstante incluimos los tres modelos resueltos:

ortografía, cálculo mental y test

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Prácticas

1.1. Operaciones

El modelo

operaciones

iniciado en el apartado Operadores debe ser completado en esta primera práctica. Recordemos que se trata de un libro compuesto por cuatro hojas que simulan tablas de restar, multiplicar, dividir y cálculo de potencias. Incluimos el libro con las hojas

Resta

y

División

elaboradas (Observa con detalle la divisón ya que se ha incluido la función aleatorio). Ahora se trata de confeccionar las dos restantes,

Multiplicación

y

Potenciación.

Formato

Una cosa es la estructura interna de la hoja de cálculo, con sus datos y fórmulas que dan respuesta a un estudio o situación de cálculo, y otra muy distinta es su presentación. Sea cual fuere la tarea que nos lleva a confeccionar un modelo de hoja, este debería ser fácil de interpretar y mostrarse de manera atractiva, ser sencillo de entender y presentado de forma que los datos importantes destaquen sobre los demás.

Objetivos

En este módulo aprenderemos a

Mejorar la estética de las celdas y de la hoja.

Incluir elementos de interpretación.

Dotar de seguridad a nuestros trabajos.

Utilizar correctamente los distintos formatos numéricos.

En el apartado de

complementos

seguiremos descubriendo nuevas curiosidades y ampliaremos el número de modelos ya confeccionados.

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Contenidos

Ya se han tratado en el módulo anterior algunos aspectos estéticos que mejoran la presentación de nuestra hoja de cálculo y ahora es el momento de profundizar en el amplio abanico de posibilidades que se nos ofrecen para dar a nuestros trabajos un aspecto más profesional. Estudiamos algunos de los aspectos que pueden mejorar notablemente la presentación de una hoja:

Resaltar celdas con bordes.

Añadir colores de fondo y jugar con las alineaciones.

Aplicar el formato condicional.

Interpretar de manera correcta el modelo confeccionado.

Dotar a la hoja de cierto grado de seguridad para impedir que sea manipulada.

Manejar correctamente los formatos numéricos.

Usar con propiedad el formato porcentaje.

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Bordes

Abrimos el modelo

capitales

ya confeccionado y nos planteamos efectuar unos cambios estéticos que mejoren su presentación y lo hagan más atractivo.

Seleccionamos el grupo de celdas comprendido entre A2 y D11 pulsando con el ratón sobre A2 y arrastrando hasta D11 (la selección quedará resaltada en azul). Un grupo de celdas contiguas se denomina

Rango de celdas

y lo nombramos mediante la referencia de las celdas de la esquina superior izquierda y de la esquina inferior derecha, separadas por dos puntos. Para el rango seleccionado arriba escribiremos A2:D11

Con el rango seleccionado pulsamos sobre el menú

Formato

y de la lista que se muestra elegimos

Celdas...

, mostrándose el cuadro

Atributos de celda

. Este mismo recorrido lo podemos hacer mediante el menú contextual del rango (clic derecho sobre un punto de la selección), pidiendo

Formatear celdas...

Pulsamos sobre la pestaña

Borde

, seleccionamos resaltar las líneas divisorias de las celdas en

Disposición de líneas

, el grosor de la línea y la posición de la sombra.

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Fondo y alineación

Con el rango A2:D11 seleccionado abrimos de nuevo

Formato de celdas

y ahora desde la pestaña

Fondo

elegimos un color para el fondo de las celdas.

Aceptamos y comprobamos el efecto.

Consideramos conveniente variar el color de fondo en las celdas de la columna C por estar destinadas a la introducción de datos por parte del usuario. Modificaremos también el estilo de las líneas divisorias. Seleccionamos el rango C2:C11 y efectuamos dichos cambios.

Ahora centraremos el contenido de las celdas en las columnas A, C y D. Seleccionamos los rangos A2:A11, C2:C11 y D2:D11 (para seleccionar rangos no contiguos debemos mantener pulsada la tecla

Control

) y en la pestaña

Alineación

elegimos

Alineación de texto> Horizontal> Centrado

, o, más fácil, con el botón de

alineación

centrada

de la Barra de Objetos.

Hemos disminuido el ancho de la columna A para adaptarla a su contenido.

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Formato condicional

Podemos introducir colores en los textos desde la pestaña

Efectos de fuente

de

Formato de celda

o incluso variar el tipo de letra desde la pestaña

Fuente

, pero en este modelo vamos a ir un poco más lejos al pretender que cuando la aplicación devuelva el mensaje VERDADERO lo haga en un color distinto que cuando sea FALSO. Esto se puede conseguir mediante lo que se denomina

Formato condicional

.

Antes debemos definir el estilo que deseamos aplicar. Desde el menú

Formato

pedimos

Estilos y formateo

. Observamos que hay unos cuantos estilos definidos pero nosotros queremos el nuestro propio. Para ello pulsamos sobre el botón

Nuevo estilo

dando paso al cuadro

Crear estilo

en el que pondremos nombre al nuevo estilo que vamos a diseñar. Al aceptar, el nuevo estilo aparecerá en la lista inicial de estilos.

Para nuestra tarea crearemos dos estilos nuevos. A uno lo llamaremos VERDADERO y al otro FALSO, ambos con la misma configuración básica excepto el color de la fuente, que en el primero será azul y en el segundo rojo.

Para modificar la configuración hacemos clic derecho en el estilo correspondiente de la lista de estilos y del menú contextual seleccionamos

Modificar...

Dejamos la fuente predeterminada, variamos el color a azul y el estilo a negrita. De manera análoga procedemos con el que denominaremos FALSO (color de fuente rojo). Si en algún momento lo necesitamos, podremos modificarlos, pero ahora lo que queremos es aplicarlos de inmediato.

Seleccionamos el rango D2:D11 y del menú

Formato

pedimos

Formateo condicional

y establecemos las dos condiciones que permitirán a la aplicación devolver en distinto color las respuestas VERDADERO y FALSO.

La condición 1 implica que cuando

El valor de la celda

sea

igual

a

VERDADERO

se aplique el estilo de celda que hemos denominado VERDADERO. La condición 2 implica que cuando

El valor de la celda

sea

igual

a

FALSO

se aplique el estilo de celda que hemos denominado FALSO. En vez de VERDADERO y FALSO podemos escribir 1 y 0 en los recuadros correspondientes. De hecho estos son los valores que el programa procesará y mostrará en sucesivas modificaciones. El resultado debe ser el esperado:

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Interpretación

Cuando confeccionamos un modelo destinado a ser manejado por otras personas, es fundamental explicar la manera correcta de utilizarlo para que no se preste a interpretaciones erróneas.

En la tarea que nos ocupa parece imprescindible reflejar las instrucciones precisas para que el alumno interactúe de manera adecuada con la hoja. Para ello escribiremos un encabezado a modo de título y debajo las indicaciones oportunas. Si no tenemos espacio libre para ello, podemos crearlo seleccionando el rango de celdas que hemos utilizado hasta el momento (A2:D11), pulsando sobre una parte de la selección y, sin soltar, arrastramos hasta la posición deseada (los contenidos y el formato se mantienen inalterados y las fórmulas se actualizan automáticamente para adaptarse a la nueva posición).

Escribimos en C1 el encabezado en mayúsculas, con la misma fuente (tipo de letra) pero aumentado el tamaño a 20, estilo negrita y color verde.

Como el título ocupa varias celdas, desde C1 hasta F1, podemos unirlas para mejorar su aspecto al desaparecer las líneas divisorias. Seleccionamos dichas celdas y del menú

Formato

pedimos

Combinar celdas

. Por último escribimos las instrucciones de utilización.

Un último retoque con respecto a la presentación consistirá en eliminar la cuadrícula de fondo para disimular la aplicación. Del menú

Herramientas

pedimos

Opciones

, seleccionamos

OpenOffice.org Calc

y de las opciones que se despliegan elegimos

Ver

. Ahora basta con quitar la selección a

Líneas

de

cuadrícula

.

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Seguridad

Cuando preparemos un modelo para que sea utilizado por los alumnos conviene dotarlo de ciertas medidas de seguridad. En primer lugar evitaremos que el usuario pueda modificar el contenido de las celdas. Por defecto las celdas están todas protegidas pero para que la protección sea efectiva debe protegerse la hoja como tal. Debemos dejar libres las celdas en las que el alumno introducirá las respuestas. Seleccionamos el rango E7:E16 y del menú contextual pedimos

Formatear

celdas

. Pulsamos sobre la pestaña

Protección

de

celda

y quitamos la selección de la opción

Protegido

.

Pero todavía el modelo no es seguro ya que, si el usuario pulsa sobre las celdas del rango F7:F16 que contienen las fórmulas, podrá observar su contenido en la

Línea de entrada

y como consecuencia podrá conocer las respuestas correctas.

Esto se puede evitar seleccionando el rango F7:F16 y en

Formatear

celdas> Protección

de

celda

marcamos la opción

Ocultar fórmulas

.

Ahora es el momento de proteger la hoja desde

Herramientas

>

Proteger

documento

>

Hoja

.

Nos pedirá una contraseña para validar el proceso.

Por último vamos a ocultar las distintas

Barras de herramientas.

Desde el menú

Ver

quitamos la selección a las diversas barras: de fórmulas,

de estado y títulos de filas y columnas

. Si además dentro de

Ver

>Barras de herramientas

quitamos la selección a todas las barras visibles:

Buscar

,

Estándar, Formateo...

, el modelo adquirirá un aspecto casi profesional.

Pulsa sobre capitales.ods y compara el modelo con el que has elaborado (la contraseña de protección es

capitales

).

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Formato numérico

Por defecto, los números contenidos en una celda se visualizan tal y como fueron introducidos, es decir, en el formato

Estándar

. Escribamos  las siguientes cadenas de números:

12.3 en A1; 12,35 en A2; 123.45 en A3; 123.456 en A4; -2.3 en A5; -2,3 en A6; 1234567890 en A7 y 123456789012 en A8. El resultado se muestra en la imagen:

Estudiemos con detenimiento las diferentes entradas de datos, la interpretación que de ellos hace la aplicación y la conclusión que se obtiene:

DATOS | INTERPRETACIÓN | CONCLUSIÓN
 12.3 |  Fecha |  El punto puede servir para separar datos en las fechas
 12,35 |  Número (alineación derecha) con decimales |  La separación decimal se realiza con la coma
 123.45 |  Texto (alineación izquierda) alfanumérico |  El punto no sirve como separador de decimales
 123.456 |  Número |  Interpreta el punto como separador de miles aunque no lo reproduce en la celda
 -2.3 |  Texto (alineación izquierda) alfanumérico |  El signo - impide que se procese como fecha
 -2,3 |  Número negativo con decimales |  La separación decimal se realiza con la coma
 1234567890 |  Número |
 1,2346E+011 |  Número |  Los números que no caben en el ancho de columna se transcriben en notación científica

A los números se les puede aplicar distintos tipos de formatos. Se pueden ver todas las opciones en la pestaña

Números

del cuadro

Formato de celdas

. Se contemplan diversos formatos clasificados por categorías. Se ofrecen distintas opciones (negativos en rojo, número de decimales,...) y una casilla que muestra el

Formato de código

que podremos manipular para crear formatos personalizados.

Los formatos numéricos más usuales como

moneda, porcentaje y el predeterminado

, así como las opciones de

añadir

o

eliminar decimales

tienen un acceso rápido desde la Barra de función.

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Porcentaje

Nos adentramos ahora en el formato porcentaje mediante la siguiente tarea:

Elaboración de una tabla para el control de gastos de los diferentes departamentos de un Centro Educativo.

Reservaremos una columna para cada uno de los departamentos didácticos y aplicaremos bordes, colores de fondo y demás aspectos estéticos según nuestros gustos. Una primera aproximación podría ser:

Las filas 3 a la 17 se reservan para ir incluyendo las distintas partidas de gastos de cada departamento; en la fila 18 se irán calculando los totales hasta el momento y en la fila 19 nos aparecerá el porcentaje de gasto de cada departamento con respecto del total acumulado por todos ellos. Para calcular los totales utilizaremos la función SUMA. Escribimos en B18 la fórmula:

=suma(B3:B17)

Esta función sumará las cantidades consignadas en las celdas comprendidas en el rango especificado. También se podría haber puesto:

=B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15+B16+B17

, pero es evidente que la primera forma es mucho más sencilla y funcional.

Una vez validada esta función en B18, arrastramos el control de relleno hacia la derecha copiando la fórmula hasta la celda G18. En H18 debemos consignar el "total de los totales"; para ello escribimos:

=suma(B18:G18)

Por último abordamos la fila de los tantos por ciento. Antes de introducir las fórmulas correspondientes seleccionamos las celdas, B19:G19, y aplicamos el formato porcentaje desde:

Formato> Celdas>

pestaña

Números>

categoría

Porcentaje>

formato

con dos decimales

. Es importante aplicar el formato antes de introducir los datos para evitar sorpresas inesperadas y simplificar los cálculos. Escribimos en B19 

=B18/$H$18

Realicemos unas consideraciones con respecto a esta fórmula:

No es necesario multiplicar por 100 puesto que el formato porcentaje, que hemos aplicado previamente, ya contempla este dato.

Nuestro propósito es copiar esta fórmula hacia la derecha para no tener que escribirla de nuevo en cada una de las columnas de los departamentos; por eso incluimos B18 como referencia relativa (queremos que cambie a medida que copiemos) y $H$18 como referencia absoluta (queremos que permanezca fija en todas las celdas en las que copiemos la fórmula).

Antes de introducir las cantidades hemos seleccionado el rango B3:G18 y le hemos aplicado el formato euro.

Existen diversas categorías dentro de los formatos numéricos, aparte de las estudiadas en este apartado, como

fecha, tiempo, científico, fracción, valor buleano y texto

. Aquí no podemos tratarlas todas ellas pero sería conveniente que experimentaras con ellas y observaras la gran utilidad que pueden tener algunos de los formatos. Se puede consultar el modelo pulsando sobre departamentos.ods.

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Complementos

Nuevas aportaciones:

Sugerencias

para sacar el máximo partido a las utilidades de la hoja.

Nuevos

modelos

que incrementan nuestra colección mientras nos enriquecemos con su elaboración.

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Sugerencias

Un par de consejos interesantes:

Si en algún modelo de hoja creemos conveniente que los números negativos aparezcan en rojo, debemos activar la casilla

Negativo en rojo

en la ficha

Número

del cuadro

Formato de celdas

.

Para ajustar automáticamente el ancho de una columna al contenido de la misma, hacemos doble clic en el separador de dicha columna con la siguiente. De igual manera procedemos para las filas.

En la última parte de la sesión hemos utilizado la función SUMA; veamos ahora distintas posiblilidades de utilización. Sean los datos de la imagen:

Para sumar las cantidades de la primera columna podemos emplear:

=SUMA(A1:A5)

Si queremos sumar las dos primeras columnas:

=SUMA(A1:B5)

Suma de rangos no contiguos, por ejemplo la 1ª y 3ª columnas:

=SUMA(A1:A5;C1:C5)

Suma de celdas no contiguas, por ejemplo las de las cuatro esquinas:

=SUMA(A1;A5;D1;D5) o

=SUMA(A1+A5+D1+D5)o

=A1+A5+D1+D5

Cuando incluimos referencias a celdas o rangos de celdas en una fórmula podemos escribirlas o seleccionarlas directamente con el ratón.

Para practicar la suma

Completa la siguiente secuencia referida a diversas sumas que se pueden realizar con los números contenidos en las celdas de la imagen:

La idea es que realices tu propia hoja con los datos de la imagen y realices los cálculos que se indican abajo.

Para sumar las cantidades de la segunda columna empleo la fórmula JXUwMDY1JXUwMDRlJXUwMDA2JXUwMDE4JXUwMDBjJXUwMDQ5JXUwMDRhJXUwMDUzJXUwMDBiJXUw MDU4JXUwMDU3JXUwMDFj y obtengo de resultado JXUwMDY5JXUwMDA0JXUwMDBjJXUwMDBk . En otro cálculo he obtenido como resultado 2091 lo que quiere decir que he sumado la JXUwMDI4JXUwMDAyJXUwMDFiJXUwMDA0JXUwMDA4JXUwMDE3JXUwMDEz y la JXUwMDNiJXUwMDE2JXUwMDE0JXUwMDEzJXUwMDA2JXUwMDE1 columna. Por último si sumo las seis celdas del centro obtengo la cantidad JXUwMDZhJXUwMDAyJXUwMDAwJXUwMDA0 habiendo utilizado la fórmula  =suma JXUwMDcwJXUwMDRhJXUwMDUwJXUwMDA4JXUwMDU5JXUwMDU3JXUwMDFk

Escribe siempre en minúsculas. Los huecos con fondo verde son los aciertos y los de fondo rojo fallos.

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Modelo 2.1. Media

En ocasiones realizamos diversas pruebas a nuestros alumnos durante un trimestre. No siempre queremos que dichas pruebas tengan el mismo valor a la hora de determinar la nota de la evaluación y acabamos realizando un excesivo número de cálculos para determinar la nota media (media ponderada). Veamos cómo nos puede ayudar un modelo de hoja de cálculo.

Supongamos que tenemos cuatro notas de cada alumno durante el trimestre y que queremos que cada una de ellas tenga un peso distinto en la nota media de la evaluación, por ejmplo:

Nota 1 (N1)    30% de la nota final

Nota 2 (N2)    30%

Nota 3 (N3)    20%

Nota 4 (N4)    20%

La fórmula que debemos aplicar para calcular la media será:

Llevemos estos datos a una hoja de cálculo:

En B3:E3 escribimos las notas del alumno en cada una de las cuatro pruebas; en B5:E5 introducimos el peso que se asigna a cada prueba y en D7 la fórmula que calcula la nota media de la evaluación.

A las celdas B5:E5 les hemos aplicado el formato porcentaje por lo que la fórmula en D7 quedará: =B3*B5+C3*C5+D3*D5+E3*E5 (no es necesario dividir por 100 ya que este aspecto queda contemplado en el formato porcentaje) Hemos aplicado el formato

Combinar celdas

en B7:C8 y en D7:D8. Lo demás son bordes, fondos, tamaño de fuente y alineaciones.

Intenta reproducir este modelo, puede serte muy útil, y luego lo comparas con el que aquí te proponemos con el nombre

media ponderada.ods

.

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Modelo 2.2. Unidades

Vamos a confeccionar un modelo de hoja de cálculo en el que se puedan realizar diversas conversiones de unidades:

De grados centígrados a Fahrenheit. GradosFahr. = (GradosCent*9/5)+32

De libras a kilogramos. 1 libra = 0,4536 Kilogramos

De kilómetros a metros. 1 Kilómetro = 1000 metros

Pincha en la imagen para acceder al modelo.

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Modelo 2.3. Sistema solar

Se trata ahora de confeccionar un modelo de hoja que calcule lo que pesaríamos en el Sol, en la Luna y en cada uno de los planetas del Sistema Solar. Para ello necesitamos conocer la gravedad en la superficie de estos objetos celestes con relación a la gravedad en la Tierra, que consideraremos igual a 1.

Cuerpo celeste |  Gravedad en superficie (Tierra = 1)
 Sol |  27,6
 Luna |  0,166
 Mercurio |  0,39
 Venus |  0,87
 Tierra |  1
 Marte |  0,38
 Júpiter |  2,55
 Saturno |  1,14
 Urano |  1,17
 Neptuno |  1,38
 Plutón |  0,40

En el modelo que presentamos hemos practicado la mayoría de los aspectos estéticos y de protección estudiados en la sesión. Como novedad insertamos imágenes y dibujamos una flecha mediante los iconos correspondientes de la

Barra de dibujo

situada en la parte inferior del área de trabajo (si no la tienes basta con hacerla visible desde el menú

Ver

>

Barras de herramientas

>

Dibujo

o desde el botón correspondiente de la barra de herramientas estándar)

Completa el modelo sistema solar.ods incluyendo las fórmulas correspondientes en D15, D18, D21, E9, E12, E15, E18 y E21.

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Prácticas

2.1. Resultados de una evaluación

Elaboraremos una tabla con los resultados finales de un trimestre, que contemple, por grupos, el número de alumnos que aprueban todas las materias, el número de alumnos que suspenden menos de tres y aquellos que suspenden más de tres materias. Obtendremos tambien los totales por niveles y los porcentajes correspondientes.

Confecciona la estructura de la tabla con los encabezados de rigor.

Debajo de cada grupo figura el número de alumnos. En las celdas en con fondo naranja introducimos el número de alumnos con cero, menos de tres y más de tres suspensos respectivamente. En las celdas con fondo blanco calcularemos el tanto por ciento correspondiente aplicando previamente el formato porcentaje.

Añade las filas necesarias para recopilar los totales por niveles (para número de alumnos y porcentajes).

Completa el estudio con varios niveles y grupos de tu centro.

2.2. Factura

Presentamos el modelo factura.ods, completo en cuanto a estructura. La práctica consiste en dotarle de formato y elementos de seguridad. Debes incluir al menos los siguientes aspectos:

Insertar en H3 una fórmula que actualice automáticamente la fecha.

Aplicar el formato en Euros a las celdas que contemplen precios.

Adornar con distintos colores de fondo.

Eliminar la cuadrícula del fondo de la hoja.

Proteger las celdas, excepto aquellas destinadas a la introducción de datos.

Ocultar las distintas barras de herramientas.

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Aplicaciones docentes

Nuestra labor docente requiere una serie de tareas y documentos que ayuden a organizar y facilitar nuestro trabajo.

Objetivos

En esta ocasión pretendemos:

Ampliar nuestros recursos a la hora de organizar la información que generan nuestros alumnos.

Facilitar la elaboración de diversos tipos de plantillas, modelos, esquemas...

Elaborar documentos y mejorar su presentación.

El apartado

complementos

es especialmente relevante pues nos ayudará a:

Conocer la variedad de funciones que incluye la aplicación.

Sacar el máximo partido a herramientas como el pegado especial y opciones de impresión.

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Contenidos

Estudiamos nuevas herramientas, esta vez encaminadas a facilitar nuestra tarea docente.

Los

escenarios

como modo de recopilar y organizar información.

Confección de plantillas fotocopiables y/o

modelos para imprimir

como calendarios, boletines, fichas...

Estadillos de evaluaciones, memorias... requieren la elaboración y presentación de diferentes

documentos docentes

.

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Escenarios: Crear

Imaginemos un teatro de guiñol por el que desfilan una gran variedad de personajes de distintas obras teatrales. El guiñol es siempre el mismo, aunque la decoración y los personajes cambien según la obra. Cuando hablamos de

escenarios

en el contexto de la hoja de cálculo nos referimos a una herramienta que nos va a permitir simular un escenario teatral. En una sola hoja, con un único esquema y con una única estructura podemos presentar diferentes propuestas de información.

Construiremos un escenario para dar respuesta a la siguiente tarea:

Diseño de un modelo que permita a un tutor recopilar información relevante de cada uno de sus alumnos.

Lo primero será decidir los datos que se desean anotar y diseñar la manera de presentarlos. Para ello procedemos de la manera usual escribiendo los encabezados oportunos y aplicando el formato deseado.

Esta ficha será la base sobre la que iremos confeccionando el resto, una para cada alumno, de manera que se muestren "apiladas". Lo conseguieremos convirtiendo el modelo básico de la imagen en un

escenario

.

Seleccionamos el area que ocupa toda la ficha, desde B3 hasta F22 (hemos incluido la fila 22 ya que sin ella no podemos completar la selección de la ficha al haber combinado celdas más arriba). Desde el menú

Herramientas

pedimos

Escenarios

y completamos la ficha

Crear escenario

con los siguientes datos:

Nombre del escenario que haga referencia a su contenido.

En

Comentario

podemos incluir cualquier información que creamos oportuna con relación al tema.

Activamos la casilla

Mostrar borde

para resaltar el escenario en la hoja y elegimos

Gris claro

como color del borde.

Las demás casillas las dejamos como se muestran por defecto al no ser relevantes en nuestra tarea.

Al

aceptar

comprobaremos que el aspecto de la ficha ha cambiado convirtiéndose en el escenario sobre el que vamos a trabajar.

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Escenarios: Modificar

Seleccionamos de nuevo el rango de celdas de nuestro escenario, B3:F22, y procedemos a definir un escenario para cada alumno. De nuevo desde

Herramientas > Escenarios...

vamos completando el nombre del escenario y variando el color del borde. Este proceso lo repetiremos tantas veces como sea necesario hasta agotar el total de alumnos. En el ejemplo que presentamos hemos optado por nombrar los escenarios con los apellidos y nombre de cada alumno, sin comas para que la inscripción se considere válida. Es conveniente definir todos los escenarios aprovechando la selección inicial, así ahorraremos esfuerzos. Si posteriormente queremos añadir alguno nuevo podremos hacerlo seleccionando de nuevo la ficha inicial, la que nombramos como

Ficha alumnos

, que mantendremos sin rellenar.

Terminado el proceso de creación de los escenarios podremos incluir los datos correspondientes a cada alumno seleccionando su nombre en la lista despleglable que se ha creado en la esquina superior derecha.

Si queremos modificar el nombre de algún escenario ya creado, añadir comentarios, cambiar el color del borde o incluso eliminarlo debemos abrir el

navegador

desde

Ver > Navegador

o pulsando directamente sobre el icono correspondiente: 

Con el Navegador a la vista pulsamos sobre el botón

Escenarios

Nos situaremos en el nombre del escenario elegido y del menú contextual (

clic derecho

) elegimos

Eliminar

para borrarlo o

Propiedades

para modificarlo.

Puedes practicar con el modelo

escenario.ods

.

Profundizando en el Navegador

Marca la opción correcta en las siguientes afirmaciones referidas al Navegador:

Permite seleccionar el área de datos siempre que tengamos seleccionada una de sus celdas.

Verdadero Falso

¡Correcto!

Prueba con una celda del área seleccionada y con una que no se encuentre en diccho área.

¡Incorrecto!

Prueba con una celda del área seleccionada y con una que no se encuentre en diccho área.

Posibilita el acceso a las distintas hojas del libro de trabajo.

Verdadero Falso

¡Correcto!

Prueba con el botón

Contenidos

¡Incorrecto!

Prueba con el botón

Contenidos

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Modelos para imprimir

En diversas ocasiones nuestra labor docente requiere confeccionar modelos con el ordenador, sin intención de manejarlos en él sino para sacarlos por impresora y ser utilizados como "plantilla fotocopiable". Como ejemplos apuntamos los siguientes:

 Fichas de libros |  Calendarios
 Fichas de préstamos para biblioteca o departamento |  Esquemas de presentación de trabajos
 Horarios |  Boletines de evaluación
 Plantillas de información |  Fichas de trabajo
 Cuadrod de recogida de datos en salidas, experimentos... |  Estadillos de tareas, de faltas, de eventos...

Estos y otros muchos modelos pueden confeccionarse utilizando una gran variedad de aplicaciones informáticas; desde el procesador de textos más sencillo al más complicado programa de dibujo. Aquí aprovecharemos las posibilidades que nos brinda la hoja de cálculo para presentar otra manera de confeccionar plantillas.

Nos planteamos la siguiente tarea:

Elaborar un modelo de Boletín Informativo a Familias en una Escuela Infantíl para alumnos con Necesidades Educativas Especiales (nivel 2-3 años)

Empezamos por definir los indicadores de evaluación que deseamos incorporar al informe y el esquema que vamos a emplear. Diseñamos una portada que incluya el nombre de la escuela, los datos del alumno/a y los de su tutor/a. Podría servir algo así:

Se ha incluido una imagen desde el botón

Galería

de la barra estándar:

La hemos girado un ángulo de 35º desde el menú contextual (

clic derecho

)

> Posición y tamaño... > Rotación.

Por último hemos escrito sobre ella (

doble clic

).

Esta portada constituirá la primera hoja del libro y la nombraremos como

portada

, las siguientes se llamarán

indicadores1, indicadores2,...

En

indicadores1

incluimos el listado de objetivos prioritarios que se desean conseguir y los primeros indicadores de evaluación.

En

indicadores2

terminamos la lista de items y completamos la hoja con dos recuadros de observaciones.

Observa que

Combinar celdas

del menú

Formato

se ha utilizado constantemente. Se trata de una buena opción a la hora de diseñar plantillas. Los formatos de celda referidos a Bordes y Fondos son un recurso muy interesante que conviene no olvidar. Tienes el modelo completo en

boletín.ods

.

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Documentos docentes

Todos los que nos dedicamos a la enseñanza en sus distintos niveles, nos enfrentamos a la elaboración de diversos documentos cuya presentación mejoraría notablemente a la hora de manejar datos o estructurar información, sin más que recurrir a diversas utilidades de la hoja de cálculo. Sirvan como ejemplos los

estadillos de evaluaciones y las memorias.

Tarea:

Presentar los resultados académicos globales por cursos para incluir en la Memoria Evaluativa de un determinado área.

Pretendemos aprovechar un modelo de hoja para confeccionar tablas que contemplen el número de alumnos calificados con

insuficiente, suficiente, bien, notable y sobresaliente

y los porcentajes de aprobados y suspensos. Estructuramos las columnas de la siguiente forma:

En G5 escribimos la fórmula:  =(C5+D5+E5+F5)/(B5+C5+D5+E5+F5) y arrastramos el control de relleno hasta la posición G8 (antes hemos seleccionado el rango G5:H8 y hemos aplicado el formato porcentaje).

En H5 escribimos la fórmula: =100%-G5 y arrastramos el control de relleno hasta la celda H8.

Completamos la información elaborando un gráfico con las calificaciones de cada grupo. Para 1º A seleccionamos el rango A4:F5 y del menú

Insertar

pedimos

Gráfico...

En el cuadro

Asistente de gráficos

dejamos activadas las opciones que aparecen por defecto en

Tipo de gráfico

y pulsamos sobre

Siguiente

. Del mismo modo vamos avanzando por

Rango de datos

,

Series de datos

y

Elementos de gráficos

(dejamos las opciones que aparecen marcadas) En el último paso podemos incluir las inscripciones

Resultados 1ºA

en

Título

,

Calificación

en el

Eje X

y

Nº alumnos

en el

Eje Y

. Ya sólo nos queda pulsar sobre

Finalizar

para terminar el proceso.

De manera análoga procedemos con el resto de grupos. Recuerda que para seleccionar grupos de celdas no contiguos debemos mantener pulsada la tecla

Control

, por ejemplo en el caso de 1º B seleccionamos A4:F4, pulsamos

Ctrl

y sin soltar seleccionamos A6:F6. Movemos los gráficos creados para situarlos en el lugar deseado. Una posible distribución se muestra en la imagen:

Una de las ventajas de la hoja de cálculo es que una vez distribuidos los datos en tablas podemos elaborar una gran variedad de diagramas dependiendo de la información que queramos resaltar. En nuestro ejemplo podría resultar interesante confeccionar un gráfico comparativo con los suspensos por nivel. Seleccionamos A5:A8 y H5:H8 y procedemos como antes. El resultado debe parecerse al que incluimos abajo:

Existe una gran variedad de gráficos y opciones; más adelante profundizamos en ello. Consulta el modelo

resultados académicos.ods

si has tenido algún tipo de dificultad.

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Complementos

Profundizamos en algunos aspectos:

El

asistente de funciones

nos permitirá conocer el ámplio abanico de posibilidades que nos ofrece la hoja de cálculo.

Las diversas opciones de pegado se manifiestan mediante el

pegado especial

.

A la hora de

imprimir una hoja

puede ser muy efectivo tener en cuenta las diferentes posibilidades que permite la aplicación.

El

modelo

Resultados académicos

ahonda en las aplicaciones docentes.

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Asistente de función

Disponemos de unas 300 funciones predefinidas en

Calc

, dispuestas a ser incluidas en nuestras fórmulas. Para acceder al listado completo podemos abrir el menú

Insertar > Función...

o pulsar directamente sobre el icono correspondiente de la

Barra de fórmulas

.

En ambos casos nos aparecerá el

Asistente de función

que nos ayudará a entender y manejar las diversas funciones.

Las funciones se encuentran clasificadas en once categorías y sus nombres aparecen en castellano (traducidos de los originales en inglés). La nomenclatura de las funciones de

Calc

es idéntica a la de las funciones de

Excel

lo que permite la compatibilidad entre ambas hojas de cálculo. Recomendamos abrir el Asistente de funciones y echar un vistazo a la totalidad de las funciones existentes. Encontrarás una breve descripción de cada una y seguro que alguna te sorprende por lo curioso de su potencial. Aquí van algunos ejemplos:

DOMINGOPASCUA

(año): Calcula la fecha del Domingo de Pascua de un determinado año.

CONTAR.BLANCO

(Área): Cuenta el número de celdas vacías en un área.

M.C.M

(N1;N2;...;N30): Devuelve el mínimo común múltiplo de varios números enteros.

DÍAS.LAB

(F. inicial;F. Final;Libres): Calcula la cantidad de días laborables  entre la fecha inicial y la final. Los días libres se pueden descontar.

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Pegado especial

Cuando copiamos una celda podemos utilizar el

pegado especial

(

Editar > Pegado especial...

) si queremos decidir aquello que deseamos pegar en otro lugar; por ejemplo copiar el texto o los números sin arrastrar el formato de la celda.

Se puede acceder directamente al pegado especial desde el menú contextual de la celda en la que queremos pegar:

Para copiar únicamente el formato se puede seguir la misma estrategia anterior o simplemente utilizar el

Pincel de formato

que se ubica en la barra estándar:

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Imprimir

La mayoría de opciones de impresión de una hoja de cálculo se encuentran en el menú

Formato > Página... >

pestaña

Hoja.

Si exploras todas las pestañas  encontrarás detalles muy interesantes (dimensiones, márgenes, encabezados...) Abajo tienes una galería de imágenes con las diferentes opciones.

Galería de imágenes: Formato de página

Mostrar la imagen Administrar Administrar | Mostrar la imagen Página Página | Mostrar la imagen Borde Borde | Mostrar la imagen Fondo Fondo
Mostrar la imagen Encabezamiento Encabezamiento | Mostrar la imagen Pie de página Pie de página | Mostrar la imagen Hoja Hoja |

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Modelo 3.1. Resultados

Un Jefe de Estudios desea presentar al Claustro de profesores y al Consejo Escolar el resumen de los resultados académicos del total de alumnos del centro en el segundo trimestre del curso. Quiere que aparezcan reflejados el total de alumnos de cada grupo y nivel y el número de alumnos que:

Aprueban todas las materias.

Suspenden una.

Suspenden dos.

Suspenden tres.

Contabilizan cuatro o más suspensos.

Optamos por un modelo de hoja de cálculo para constatar, sin mucho esfuerzo, los porcentajes correspondientes por grupos y niveles (ver imagen)

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Prácticas

3.1. Préstamo de libros

El departamento de Lengua y Literatura desea realizar una campaña de préstamo de libros y necesita un modelo de ficha de préstamo y otro de ficha de lectura como material fotocopiable.

Confecciona la ficha de préstamo siguiendo la estructura:

Nombre del Centro - Localidad
Nombre del alumno - Grupo

Autor.........................................................................................................

Título.........................................................................................................

Editorial............................................................................

Fecha de entrega | Fecha de devolución

Elabora un modelo de ficha de lectura que contemple los siguientes apartados: Libro escogido, autor, editorial, personajes principales, otros personajes, tema, resumen, ¿qué me ha gustado más?, valoración personal, ¿recomendaría el libro?...

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Gráficos estadísticos

Llega el momento de estudiar con detenimiento una de las utilidades más famosas de la hoja de cálculo, la

elaboración de gráficos estadísticos o diagramas.

Objetivos

En este módulo aprenderemos a:

Organizar datos en tablas.

Confeccionar gráficos estadísticos.

Modificar los diagramas una vez elaborados.

En el apartado complementos avanzamos un poquito más para lograr:

Cambiar la imagen de fondo del gráfico.

Reflexionar sobre los diversos enfoques que se pueden dar a una misma colección de datos, según se proceda en la confección del diagrama.

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Contenidos

La elaboración de gráficos estadísticos es de gran utilidad en la labor docente. Cada vez se pide con más empeño que los estudios, los resultados, las clasificaciones... se representen mediante diagramas que muestren de un vistazo aquello que se quiere expresar.

En el estudio de los gráficos estadísticos se han de seguir unos pasos muy claros:

Confección de

tablas de datos

.

Elaboración de

gráficos

.

Adecuación del gráfico al caso de estudio, mediante la modificación y adaptación de los

títulos

, los

ejes

, las

áreas

...

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Tabla de datos

El paso previo a la elaboración de un gráfico estadístico es capturar o escribir la tabla que contiene los datos. Este es un trabajo que parece sencillo, pero merece la pena tener en cuenta algunas consideraciones a la hora de elaborarla:

Hay que evitar insertar filas o columnas en blanco entre unos datos y otros, ya que el programa las incluye después en el gráfico.

Es recomendable usar títulos cortos.

Si las diferencias entre los datos son muy grandes, algunos de ellos no quedarán bien representados.

El programa interpreta que los números son valores a representar, por lo que si usamos números que son sólo nombres de categorías (

etiquetas

) hay que  tenerlo en cuenta. Por ejemplo el programa interpreta

1945

,

1

ó

16

cómo números, cosa que no ocurre si escribimos:

año 1945

,

1º

ó

16 años

. En cualquier caso, como veremos después, en las ventanas de diálogo para crear un diagrama, podemos especificar que cierta fila o columna no contiene valores sino sólo etiquetas.

Por supuesto es fundamental, aunque aquí no entremos en ello, que los datos en sí sean correctos.

Supongamos que tenemos que hacer un estudio comparativo del número de repetidores en la ESO y que los datos se recogen en la siguiente tabla:

 Curso | Nº repetidores
 1º | 8
 2º |  14
 3º |  18
 4º |  9

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Gráficos

Una vez que hemos preparado la tabla, es el momento de elaborar el gráfico. En primer lugar seleccionamos las celdas de la tabla de datos. Si hay alguna celda que contenga algún tipo de título es mejor no incluirla en la selección; luego tendremos ocasión de escribir un título o varios en el propio gráfico. Nos limitarnos a los datos y a los nombres de las variables y sus categorías.

Ahora desde el menú

Insertar > Gráfico

o pulsando el botón correspondiente de la

Barra de herramientas Estándar

accedemos al cuadro de diálogo

Asistente de gráficos

:

El primer paso consiste en elegir el tipo de gráfico que queremos utilizar. En la ilustración se pueden ver los principales tipos que incluye el programa y que serán objeto de estudio más adelante. Una vez elegido el tipo de gráfico, podemos optar entre diversas

variantes

de ese mismo gráfico:

Incluso tenemos la opción 3D

Decidido el tipo de gráfico

Columna

,

pulsamos

Siguiente

para acceder al paso 2,

Rango de datos

:

Si las cantidades de una fila o columna son números el programa los considerará valores. Si en nuestro ejemplo en la columna de Curso hubiéramos escrito 1, 2, 3 y 4 aparecería sin marcar

Primera columna como etiqueta

y tendríamos que marcarla nosotros para evitar que interprete que esos números corresponden a valores a representar. Evidentemente la

primera fila

, F2:G2, figura seleccionada como etiqueta.

En este cuadro también podemos concretar si los

datos

se presentan

en filas o columnas

. En nuestro caso se presentan en columnas, ya que hay una columna con los cuatro valores de la variable (número de repetidores) correspondientes a los cuatro cursos. Si marcáramos

Datos en filas

es como si estudiáramos cuatro variables diferentes (una por fila), para cada una de las cuales sólo tenemos un valor. En cualquier caso, si elegimos la opción incorrecta de

Datos en filas o columnas

, lo notamos rápidamente ya que el aspecto gráfico se aleja totalmente de lo esperado.

El siguiente paso nos muestra una lista de las

series de datos

del gráfico actual con sus correspondientes rangos de datos. Se podrían agregar nuevas series pero no es el caso en nuestro objeto de estudio.

El último paso nos permite escoger

Títulos

,

leyendas en los ejes

y

cuadrículas

. Nuestra elección podría ser:

Pulsando sobre

Finalizar

se acaba el proceso y el gráfico está terminado. Observa que en todos los pasos el gráfico está disponible para visualizar si los cambios que vamos haciendo nos convencen o no.

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Títulos

Una vez creado el diagrama, podemos variar cualquiera de las especificaciones que hemos marcado en los pasos anteriores mediante la

Barra de botones del diagrama

. Para que aparezca basta hacer

doble clic en el gráfico

.

Lo primero es seleccionar la parte que queremos revisar y en

Formato de selección

hacer los cambios oportunos. En nuestro ejemplo vamos a cambiar el color y el tamaño de la letra en los títulos de los ejes y el título principal. De la persiana desplegable de la izquierda elegimos

Título del eje X

y pulsamos sobre

Formato de selección

:

Hemos cambiado el tamaño a 12 y el color a rojo.

De manera análoga con el eje Y y con el título principal. Veamos los cambios:

Explora con detenimiento cada una de las pestañas de la ventana que aparece al pulsar sobre

Formato de selección

, te sorprenderás de la cantidad de detalles que puedes variar en el gráfico.

Si lo que queremos es cambiar el contenido de algún título, el texto, basta con hacer

clic derecho

y del

menú contextual

pedir

Insertar títulos...

El menú contextual suele ser un buen aliado en cualquier aplicación; cuando quieras realizar algún cambio no está de más que pruebes con el "clic derecho" .

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Series de datos

Si lo que queremos es modificar el aspecto de las barras de nuestro diagrama tenemos que seleccionar

Serie de datos 'Nº repetidores'

del despleglable de la barra de botones (recuerda que para acceder a esta barra debes hacer

doble clic en el gráfico

). Aparecerá un cuadradito en cada una de las barras para indicar que "estamos con ellas". Al pulsar sobre

Formato de selección

tendremos acceso a revisar y modificar:

Área

: para cambiar el color o incluir un gradiente o una trama o un mapa de bits.

Transparencia

: para fijar en porcentaje el grado de transparencia de las barras.

Bordes

: donde cambiamos el grosor de su contorno.

Sirva como ejemplo:

Si ahora hacemos

clic derecho

sobre una de las

barras

, el menú contextual nos facilitará nuevas posibilidades:

Suele resultar útil incluir una línea que marque la media del número de repetidores para lo que pulsamos sobre

Insertar Línea de Valor Medio

. Explora las diversas opciones que aparecen. Aquí vamos a detenernos en el aspecto más interesante,

Insertar etiqueta de datos.

Aparece el valor numérico de los datos encima de las barras, pero todavía podemos hacer más. Si ahora volvemos a hacer

clic derecho

sobre una

barra

en el menú contextual aparecen las opciones de dar formato a los elementos que hemos introducido, así como la posibilidad de eliminarlos.

Hemos practicado con el formato de la

línea de valor medio

y la hemos cambiado de color y grosor; las etiquetas de datos se han cambiado de color, tamaño, se muestra la categoría y se ha rotado el texto. La gran cantidad de cambios que se pueden realizar coincidirán con tus ganas de explorarlos.

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Ejes

De nuevo

doble clic en el gráfico

nos da opción a seleccionar el

Eje X

o el

Eje Y

:

Si optamos por el

Eje X

, en

Formato de selección

se nos muestran las distintas posibilidades para modificar el aspecto de dicho eje: línea, posición, tipo de letra... Podemos cambiar la orientación de las etiquetas (los nombres de los valores que aparecen en el eje) con

Girar etiqueta.

También, cuando no nos quepan todos los nombres en una sola línea, podemos pedir que aparezcan a dos alturas diferentes para que resulten más legibles mediante

Organización impar

, incluso disponerlas en vertical:

Como en nuestro ejemplo no es necesario lo hemos dejado todo tal como aparece por defecto. Lo único que hemos cambiado ha sido el color del texto y le hemos dotado de sombra (pestaña

Efecto de fuentes

).

De manera análoga procedemos con el

Eje Y

, pero esta vez vamos a cambiar la escala cambiando el

Intervalo principal

de 10 a 5:

He aquí el resultado:

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Área de datos

Con 

Área de datos

nos referimos al espacio comprendido entre los ejes. Se accede desde la

persiana desplegable

pinchando sobre

Gráfico

:

Podemos variar las características del

Borde

,

Área

y

Transparencia

.  Veamos cómo queda modificando el área con una trama y un color de fondo y una transparencia del 70%

El nuevo aspecto es:

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Área de gráficos

Con 

Área de gráficos

nos referimos al espacio total que ocupa el gráfico, al rectángulo que contiene todos los elementos del diagrama. Se accede desde la

persiana desplegable

pinchando sobre

Área de gráfico

. Podemos modificar el

borde

, el

área

y la

transparencia

. Por ejemplo, los siguientes cambios:

dan como resultado:

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Complementos

En este apartado vamos a profundizar en la importancia del aspecto de los gráficos mediante el estudio de:

Los

fondos

de los diagramas. Un amplio abanico de posibilidades para mejorar la estética de nuestros gráficos estadísticos.

Los distintos

enfoques

que se pueden dar a los datos se acrecientan al ser plasmados en un diagrama.

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Fondos

Podemos variar la imagen de fondo de nuestro gráfico para mejorar su aspecto, aunque no debemos olvidar que lo importante son los datos y por lo tanto el fondo no debe impedir que la información se muestre de manera clara y precisa.

Abriendo la

Galería

de OpenOffice.or Calc se puede:

Arrastrar los diferentes fondos que contiene.

Llevarlos al gráfico estadístico que estamos confeccionando.

Modificar su tamaño deslizando los manejadores hasta hacer coincidir el fondo con el gráfico.

Llevar al fondo para que quede en primer plano el gráfico.

Aplicar transparencia para que los datos destaquen sobre el fondo.

¿Qué te parece el resultado?

Jugando con los fondos

Mostrar la imagen Margaritas Margaritas | Mostrar la imagen Fuego Fuego | Mostrar la imagen Gotas Gotas |

Y ahora una pregunta:

¿Cuál de los fondos utilizados arriba ha sido sacado de la Galería?

Margaritas

Fuego

Gotas

Opción correcta

Incorrecto

Se parece pero no es.

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Enfoque

Un mismo gráfico referido a una misma colección de datos puede tener diferentes aspectos según el enfoque que demos a los datos. A continuación se refleja parte de un estudio del Real Automóvil Club de Cataluña acerca de las víctimas mortales por accidente de tráfico en España y en comparación con otros países europeos (los datos son de hace unos años).

En la tabla se recoge el número de víctimas con tres enfoques:

El porcentaje de víctimas mortales respecto del total de víctimas de accidentes.

Las víctimas mortales por cada cien mil habitantes.

Las víctimas mortales por cada mil millones de kilómetros recorridos.

Elaboramos los gráficos correspondientes:

En todos los casos se incluyen los datos de España, destacados en color rojo. Es interesante ver cómo varía el lugar que nuestro país ocupa en cada uno de los enfoques, oscilando entre ser el país con más peligrosidad hasta ocupar un lugar intermedio en la lista.

De este ejemplo se deduce la variabilidad que existe en la representación de unos datos. ¿Qué ejemplo elegirían los responsables de Tráfico, por ejemplo? Evidentemente el primero y no habría mentira ni engaño. Los responsables del estudio consideran más fiable el tercer enfoque que no tiene ni más ni menos rigor que el primero. Además, en este ejemplo nos hemos limitado a mostrar diferentes enfoques numéricos, sin entrar en lo que se podría hacer en la representación, escala de los ejes, etc.

España: La Roja

En los gráficos de arriba hemos logrado cambiar el color de las barras que muestran los datos relativos a España, ¿piensas que es difícil hacerlo? Con los conocimientos adquiridos en este módulo deberías ser capaz de ello.

Investiga la manera de poder cambiar el color a una de las barras del gráfico sin alterar el resto. ¿Se podrá poner cada barra de un color distinto?

Recuerda que con doble clic en el gráfico podemos acceder "a golpe de clic" a cada una de sus partes.

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Prácticas

4.1. Continentes

Realiza un gráfico de columnas a partir de la siguiente tabla,

 Continentes |  Millones Km²
 Asia |  44
 América |  42
 Europa |  10
 África |  30
 Oceanía |  9
 Antártida |  14

de forma que cumpla los siguientes requisitos:

Que incluya el título y la leyenda con un tamaño de fuente adecuado de manera que el diagrama quede proporcionado.

Que las etiquetas sean legibles.

Que incluya un fondo acorde con el gráfico.

4.2. Océanos

Elabora un diagrama de sectores (tipo "círculos") a partir de la tabla del final. Trata de que cumpla las siguientes condiciones:

Título y leyenda con un tamaño de fuente adecuado.

En cada sector debe aparecer una etiqueta con el valor de la extensión de cada océano.

No olvides un fondo atractivo.

Océanos |  Millones Km²
 Atlántico |  84
 Ártico |  14
 Antártico |  24
 Índico |  74
 Pacífico |  165

4.3. Agua

A partir de la tabla de abajo, elabora un

diagrama de líneas

con las siguientes características:

Que incluya el título y la leyenda con un tamaño de fuente adecuado.

Que el fondo del Área de datos y de la leyenda sea de color blanco.

Que el grosor de las líneas sea 0,02.

Que las líneas de cuadrícula tengan un grado de transparencia del 75%.

Necesidad agua en el mundo (m³/hab)

|  1.900 | 1.980 | 2.015
 Hogar |  11,50 |  29,09 |  71,43
 Agricultura |  201,25 |  469,93 |  600,00
 Industria |  17,25 |  140,98 |  328,57

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Tipos de gráficos

En el módulo anterior hemos visto cómo crear y modificar un diagrama o gráfico en la Hoja de Cálculo Open Office.org Calc. Durante su desarrollo se han utilizado algunos de los tipos de gráfico que incluye el programa. Ahora es el momento de estudiarlos con más detenimiento.

Objetivos

En este módulo aprenderemos a:

Reconocer las características básicas que debe cumplir un gráfico.

Elegir el gráfico adecuado a cada situación.

Diferenciar los distintos tipos de gráficos.

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Contenidos

Antes de recorrer la gama de diagramas de las que disponemos, trataremos de plantear dos preguntas previas: dados los datos de partida que usamos, ¿cuál es el objetivo del gráfico que voy a crear? Y, ¿qué modalidad es la más adecuada para la situación? Para responder a estas preguntas estudiaremos:

Principios básicos de

utilización

de los gráficos estadísticos.

Criterios de

elección

del gráfico adecuado.

Clasificación

de los diferentes tipos de gráficos atendiendo más a criterios de tipo práctico que a criterios estadísticos.

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Utilización

Existen muchas y variadas situaciones en las que surge la posibilidad de incluir un diagrama que apoye unos datos o un texto. Dependiendo del contexto (no es lo mismo, por ejemplo, la exposición de una tesis que el análisis de resultados de la evaluación de un curso) el rigor que se precisa es muy diferente. No obstante, a la hora de elaborar un gráfico deberíamos contemplar algunos

principios generales

, entre los que se pueden citar los siguientes:

Claridad frente a estética:

las enormes posibilidades de los programas de Hoja de Cálculo permiten obtener gráficos muy estéticos pero a veces demasiados complicados o confusos. El diagrama debe resaltar los datos, nunca esconderlos.

Información:

un buen diagrama debe aportar nueva información a la que ofrecen los datos de partida, ofrecernos una nueva perspectiva de la situación.

Rigor en la representación:

unos mismos datos pueden presentarse de distintas formas, cada una de las cuales con una diferente visión de la realidad. Hay que evitar (salvo, por supuesto, que se pretenda lo contrario) que la presentación elegida haga que los datos pierdan su naturaleza.

Gráficos conocidos:

es aconsejable utilizar aquellos diagramas cuyo significado y funcionamiento se conozca bien.

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Elección

Como decíamos antes, cualquier tabla de datos, por sencilla que sea, permite representaciones desde distintos puntos de vista. La siguiente tabla recoge el número de días que un alumno ha faltado en clase durante el primer cuatrimestre del año.

 enero | 8
 febrero |  5
 marzo |  4
 abril |  6

A continuación incluimos tres posibles representaciones de esta tabla de datos:

Evidentemente se observan propiedades comunes en los tres gráficos ya que parten de la misma tabla de datos, sin embargo cada uno de ellos presenta diferentes matices. Si bien el último gráfico es de tipo más

descriptivo

(simplemente se presentan los datos), en el segundo destacamos la

evolución

de los mismos a través del tiempo, mientras que en el primero no recibimos información del número de ausencias sino de cómo ha sido el

reparto

de estas entre los distintos meses.

Los tres diagramas son correctos y la elección de uno u otro dependerá del motivo de su realización o del objetivo que se pretenda.

A continuación presentamos diferentes tipos de gráfico dependiendo de la finalidad de nuestro estudio. No se trata de una clasificación estadística sino de tipo práctico.

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Descriptivos

Los gráficos de

tipo descriptivo

presentan los datos de la manera más objetiva, sin añadir mucha información. Sirva como ejemplo la siguiente tabla de datos que recoge el número de satélites que tienen los planetas del Sistema Solar con al menos un satélite:

 Tierra |  Marte |  Júpiter |  Saturno |  Urano |  Neptuno
 1 |  2 |  16 |  17 |  15 |  8

Elaboramos dos tipos de gráficos en los que únicamente se informa del valor para cada dato sin que se denote alguna otra propiedad de los datos en su conjunto:

Tipo

Columnas

> Variante

Normal 

Tipo

Barras

> Variante

Normal

Otro gráfico de tipo descriptivo es el

Histograma

. Si el gráfico de Barras se utiliza cuando los datos se refieren a datos no cuantitativos (como los satélites) o a valores sueltos, el Histograma representa valores agrupados en segmentos (llamados Intervalos). La siguiente tabla contempla la estimación que el Instituto de Estadística de Andalucía hizo para la población de esa Comunidad en el año 2006:

Grupo de edad | Nº Habitantes
 0 a 24 |  2.217.253
 25 a 49 |  2.947.755
 50 a 74 |  1.762.711
 75 o más |  515.285

No disponemos del tipo de gráfico Histograma por lo que hemos elegido el de Barras y lo hemos forzado para que no exista separación entre ellas. Una vez confeccionado el diagrama de Barras hacemos doble clic en cualquiera de ellas, nos aparece el cuadro

Series de datos

y en la pestaña

Opciones > Configuración > Espacio > 0%

Parece lógico que no exista separación entre las barras dado que no trabajamos con unos valores sueltos de edades sino con una variable cuyo conjunto de valores hemos subdividido en cuatro segmentos o

intervalos

. Desde el punto de vista matemático, los intervalos deberían ser del tipo [0,25), [25,50) de manera que no dejemos fuera ningún valor.

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Repartos

En muchas ocasiones, el enfoque del estudio de unos datos se centra más que en sus propios valores en el peso de cada uno en el conjunto. Para ilustrar este apartado usemos los resultados de una supuesta encuesta telefónica a 1.000 personas acerca de su intención de voto en unas elecciones a la Comunidad de Madrid. Supongamos que los resultados son los de la siguiente tabla, en la que obviamos posibles resultados de "no sabe/ no contesta".

 PP |  415
 PSOE |  397
 IU |  103
 Otros |  85

El tipo de diagrama de

repartos

más clásico es el que en Estadística se denomina de

sectores

. En Open Office se corresponde con: Tipo

Círculos

> Variante

Normal

:

Otra opción de diagrama para mostrar un reparto es el Tipo

Columnas

en su variante

Porcentaje apilado

, para lo cuál pedimos que los datos estén en

filas

en vez de en

columnas

:

Un gráfico similar a este pero en horizontal se obtiene con la variante

Porcentaje

apilado

del tipo

Barras

.

Toca reflexionar e investigar

¿Te parece interesante que en los gráficos anteriores aparezcan los porcentajes de encuestados que muestran su intención de voto por uno u otro partido? Si es así, ¿serías capaz de lograrlo?

Sobre el gráfico ya construido debes

Insertar etiqueta de datos

y luego aplicar

Formato de etiquetas de datos

. Recuerda que el

clic derecho

te puede ayudar.

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Evoluciones

Como su nombre indica se trata de expresar cómo ha evolucionado una cierta variable a lo largo del tiempo. Sirva por ejemplo los datos del número de visitantes extranjeros a España durante los distintos meses de un año (expresados en Millones)

ene | feb | mar | abr | may | jun | jul | ago | sep | oct | nov | dic
1,07 | 1,23 | 1,68 | 2,19 | 3,01 | 3,00 | 3,11 | 3,23 | 3,12 | 2,60 | 1,43 | 1,07

Para expresar la

evolución

de estos datos hemos usado un diagrama de tipo

Líneas

en su variante

Sólo líneas

en el que se han incluido tanto las líneas horizontales como las verticales de la cuadrícula para que quede más clara la  correspondencia de los puntos de la gráfica.

Ya hemos comentado anteriormente que existen múltiples posibilidades a la hora de dar un toque personal a cualquier gráfico. En una segunda versión hemos preferido la variante

Puntos y líneas

, se ha cambiado la

Escala

(a partir de 1, ya que todos los valores están por encima) en las opciones del

Eje Y

. Asimismo, hemos incluido la Línea del valor medio (clic derecho en un punto de la gráfica) que sirve como referencia para ver qué valores quedan por encima o por debajo de la media de visitantes.

Otra opción para representar la evolución es un diagrama de tipo

Área

en su variante

Normal

. Para darle un mejor efecto en la opción

Transparencia

de la

Serie de Datos

hemos marcado

Gradiente

precisamente para que la intensidad de color sea gradual.

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Comparativos

Hay distintas formas de representar y

comparar

la información de dos series diferentes de datos. En la siguiente tabla se informa del número de centros de enseñanza no universitaria existentes en una cierta Comunidad Autónoma.

|  Públicos | Privados
 Infantil |  923 |  638
 Primaria |  680 |  489
 Secundaria |  978 | 594
 E. Especial |  25 |  39

Una primera forma de representarlos sería con un diagrama de tipo

Columna

, variante

Normal

con los

datos en columnas

.

Podemos conseguir un enfoque distinto si en lugar de ordenar los datos según la etapa educativa, lo hacemos según su carácter de público o privado. De esta manera podemos visualizar la diferencia del número de centros en general y, a la vez, de cada etapa. Lo podemos conseguir con los

datos en filas,

lo que provoca que aparezca un gran número de columnas. Para evitarlo, dentro del tipo

Columna

elegimos la opción

En pilas

.

Si nos interesa la comparación en porcentajes, una forma original de presentarlo sería la siguiente:

Sobre el gráfico de arriba...

Marca todos los enunciados correctos referidos al último gráfico de tipo comparativo incluido arriba:

Es un gráfico del tipo

Barra

.

Correcto

Incorrecto

Se trata de un diagrama de

columnas

.

Correcto

Incorrecto

La variante del gráfico es

En pilas

.

Correcto

Incorrecto

Se trata de un gráfico cuya variante es

Porcentaje apilado

.

Correcto

Incorrecto

En este tipo de gráfico los porcentajes aparecen por defecto.

Correcto

Incorrecto

No estaría de más que intentaras reproducir este diagrama.

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Complementos

Completamos el estudio de los tipos de gráficos a la vez que nos acercamos a:

Los gráficos en

tres dimensiones

; sus ventajas e inconvenientes.

La manera de crear un gráfico

personalizado

combinando los tipos de gráfico que incluye el programa.

La

pirámide de población

, presentada como modelo resuelto.

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Gráficos 3D

La Hoja de Cálculo de Open Office incluye versiones en

tres dimensiones

de los gráficos. La elección de este tipo de gráficos suele obedecer a razones estéticas, ya que en general no es necesaria una tercera dimensión para una correcta interpretación de los datos. Además este tipo de representación se suele prestar mejor al falseo de la información. Por ejemplo, hemos utilizado la siguiente tabla que recoge el porcentaje medio anual de audiencia de distintas cadenas de televisión, para elaborar un gráfico de tres dimensiones de tipo

Círculos

variante

Normal

.

 La 1 | 16,0
 La 2 |  3,1
 Antena 3 |  11,7
 Cuatro |  7,0
 Telecinco |  14,6
 La sexta |  6,6

Las posibilidades de presentación de los gráficos en tres dimensiones son amplias. El programa permite rotarlos (doble clic en la ventana del gráfico, un nuevo clic y aparecen una serie de puntos rojos que permiten distintas opciones de giro) y esto puede llevar a sutiles "manipulaciones" de la realidad.

En este ejemplo hemos conseguido resaltar en primer plano Antena 3 y con los giros oportunos hacer ver que su audiencia es igual o mayor que la de Telecinco, cuando en realidad no es cierto.

Existen diversas opciones relativas al aspecto final del gráfico, perspectiva, iluminación, textura... Basta acceder a

Ver en 3D

dentro del menú contextual (también menú

Formato>Ver en 3D

).

El gráfico 3D puede ayudar a suscitar interés o causar el efecto totalmente contrario, por eso debemos ser cuidadosos y procurar no excedernos a la hora de su utilización. Veamos otro ejemplo en el que un gráfico 3D del puede resultar más o menos motivador. La siguiente tabla contempla los cuatro picos de mayor altitud de España:

PICO | ALTITUD (m)
 Teide |  3.718
 Mulhacén |  3.482
 Aneto |  3.402
 Veleta |  3.398

Gráfico tipo

Columna

variante

Normal

forma

Cono

Gráfico tipo 

Área

variante

Profundidad

A la hora de decidir el aspecto final de un gráfico es aconsejable probar los diferentes tipos y variantes, así como dar una oportunidad al gráfico en tres dimensiones. En el proceso de elaboración se puede ir comprobando y visualizando cada una de las posibilidades.

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Personalizados

Podemos diseñar gráficos personalizados que se adapten a las necesidades concretas de nuestro estudio. Sirva como ejemplo la siguiente tabla que contempla los idiomas en que se publicaron los libros en España:

 Idioma |  %
 Castellano |  78,60
 Gallego |  1,80
 Euskera |  1,70
 Catalán |  11,80
 Alemán |  0,26
 Otros |  1,74
 Inglés |  1,71
 Francés |  0,49
 Bilingües |  1,90

Podríamos elegir un gráfico tipo

Círculos

pero quizá resultan demasiadas categorías.

Una alternativa es destacar los idiomas oficiales españoles y el resto agruparlos en una nueva categoría denominada

Otros

. Para no perder información, pretendemos incluir un segundo gráfico que desglose esta nueva categoría. Para conseguir nuestro objetivo, en primer lugar separamos las celdas correspondientes a los idiomas que queremos agrupar, sumamos sus porcentajes (6,10%) y dividiendo su porcentaje entre la suma, calculamos su peso dentro de la categoría, que incluimos en una nueva columna que insertamos. Después incluimos la categoría

Otros

con el 6,10% en la tabla original.

Para elaborar un diagrama combinado, llevamos a cabo los siguientes pasos:

Construimos un diagrama tipo

Círculo

variante

Normal

con los datos de la tabla general.

Seleccionamos el sector de

Otros

y lo extraemos del gráfico arrastrando con el ratón.

Elegimos para la tabla de

Otros

un diagrama tipo

Columna

en su variante

En pilas

.

Tras colocar un diagrama junto a otro, con las funciones de dibujo trazamos una flecha entre el sector destacado y el otro gráfico.

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Modelo 5.1. Pirámide de población

La hoja de cálculo de Open Office no incluye entre los tipos de diagrama una pirámide de población aunque podemos construirla con las herramientas disponibles. En este modelo que te presentamos resuelto tratamos de construir una pirámide de población con los datos de la siguiente tabla:

La tarea no es sencilla y por eso detallamos unos cuantos pasos y/o trucos.

Para empezar convertimos en negativos los datos de los varones para que al representarlos en un gráfico de

Barras

aparezcan al lado izquierdo del eje Y mientras las mujeres permanecerán en el derecho. Así pues, ponemos el signo menos delante de todas las cantidades de la columna

Varones

.

El gráfico no tiene mala pinta pero no podemos decir que se asemeje mucho a una pirámide de población. Hemos elegido el tipo de gráfico

Barra

variante

Normal

; probemos con la variante

En pilas

:

Mucho mejor. Ahora eliminamos el espacio entre las barras haciendo doble clic sobre una de ellas y en el cuadro

Series de datos

, pestaña

Opciones

ponemos el

Espacio

al 0%. Aprovechamos el mismo cuadro para resaltar los bordes de las barras.

Si además llevamos la etiqueta del eje X, que ahora es el vertical, fuera de las barras, doble clic en el eje vertical, el resultado será más convincente:

Tienes el

modelo pirámide

a disposición para que lo retoques a tu gusto.

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Prácticas

5.1. Natalidad

Elabora un diagrama de áreas que compare los datos de Natalidad y Mortalidad (pincha aquí para acceder a ellos) y realiza las modificaciones necesarias para que se pueda apreciar la totalidad de cada una de las dos gráficas. Sigue los siguientes pasos:

Una vez reproducida la tabla en la hoja de cálculo, cambia la escala de la hoja (menú

Ver >  Escala >  75%

) para poder trabajar con todos los datos en la pantalla.

Selecciona toda la tabla, pulsa el botón de

diagrama

y traza una ventana que ocupe aproximadamente la pantalla.

Elige un diagrama tipo

Áreas

y variante

Normal

. Para que no interprete los años como valores a representar marca

Primera columna como etiqueta.

Escribe como título: "Natalidad y Mortalidad en Castilla y León". Ya puedes pinchar en

Crear

.

Si el título no cabe completo, cambia el tamaño del carácter pinchando en el

título

y botón

secundario

> 

Propiedades del objeto >  Caracteres

.

Con esto obtendrás una primera versión del diagrama. Vamos a realizar dos modificaciones que parecen importantes: modificar las etiquetas para que sean legibles y variar la transparencia de las áreas para que puedan distinguirse en su totalidad la línea correspondiente al índice de mortalidad.

Para modificar las etiquetas, seleccionamos el

Eje X

y en sus

propiedades

llevamos a cabos dos modificaciones:

En

Caracteres

cambiamos el

Tamaño

a

9

.

En

Etiqueta de datos

quitamos la marca en

Salto

.

En cuanto a la transparencia de las áreas, seleccionamos cada una de las series de datos y

Propiedades del objeto

> Transparencia > 30%

.

Con estas dos modificaciones, el diagrama parece tener ahora una calidad suficiente. Hay otro cambio que podemos realizar, relacionado con la escala. Dado que la información relevante está en la mitad superior del gráfico podemos establecer que el origen del

Eje Y

esté más alto. Para ello seleccionamos el

Eje Y

y

Propiedades del objeto > Escala >  Eje en > 5

. De esta manera se consigue mayor calidad en la representación y cierta distorsión en los datos ya que estamos exagerando las diferencias. El resultado final debe asemejarse al siguiente gráfico:

5.2. Extranjeros

A partir de la tabla sobre el número de extranjeros en Castilla de León (pincha aquí para acceder a ella) elabora dos diagramas: uno que compare los datos de extranjeros residentes en la Comunidad con los del conjunto de España y otro que desglose la información del número total de extranjeros de cada provincia.

Para el primer diagrama sólo necesitamos las dos últimas filas de datos por lo que apretando la tecla

Control

a la vez que arrastramos el ratón, seleccionamos la segunda fila (las etiquetas de nombre) junto a las dos últimas. Pedimos menú

Insertar > Diagrama

. Respetamos los

Datos en columnas

tal y como aparece y elegimos  diagrama tipo

Columnas

en su variante

Porcentaje

. Esta variante parece la más adecuada ya que las diferencias de los valores absolutos entre una y otra serie de datos son muy grandes y además lo que nos interesa comparar son las proporciones. Intenta que te quede un diagrama como este:

Para el análisis de los datos por provincia seleccionamos la columna de las etiquetas de provincia junto con los correspondientes valores de la segunda columna. Inserta un diagrama y realiza los cambios oportunos para obtener la siguiente representación:

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Aplicaciones didácticas

Llega el momento de llevar la hoja de cálculo a clase, de explorar las posibilidades didácticas de esta herramienta informática.

Objetivos

Pretendemos en este módulo:

Recopilar una serie de aplicaciones didácticas de la hoja de cálculo.

Introducir un amplio abanico de nuevas funciones.

Motivar el diseño de actividades propias utilizando las herramientas que se estudian en este módulo.

En

complementos

presentaremos un modelo muy completo, de gran complejidad, que nos dará una visión amplia de las posibilidades de la hoja de cálculo.

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Contenidos

Trabajaremos todo el tiempo sobre modelos, la mayoría de aspecto lúdico, que adjuntamos resueltos. Las aplicaciones didácticas que aquí se recogen van dirigidas a diferentes niveles y disciplinas aprovechando diferentes propiedades de la aplicación. Aunque cada ejemplo se desarrolla, como es normal, en un contexto determinado lo que se pretende es que cada profesor pueda aplicarlo en otras situaciones cercanas a su materia. Si bien vamos a mezclar en cada caso funciones de diferente tipo, se podrían considerar las siguientes categorías:

Funciones de hoja de cálculo

, entendidas como funciones que de alguna forma se refieren al propio funcionamiento del programa (BUSCARV, ROMANO, ÁRABE, FÓRMULA...) Se presentan tres actividades de este tipo:

Traductor

,

Conversor

y

Corrector

.

La hoja de cálculo como organizador de la información

. Aplicaciones didácticas basadas en las posibilidades de la hoja para organizar información. Por su distribución en celdas, es un programa idóneo para presentar datos de forma estructurada.Tratamos dos actividades muy interesantes: la

sopa de letras

y el

crucigrama

.

Funciones de texto

. Hay diversas funciones de la hoja de cálculo que son herramientas de trabajo con los textos incluidos en las celdas, de manera que podemos comparar, trocear, unir... diferentes textos. Para ilustrar el trabajo con textos se incluye una actividad denominada

Palabras

.

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Traductor

La función =BUSCARV() es una de las más interesantes ya que permite buscar valores en una tabla de datos. Para comprobar su utilidad en el diseño de actividades didácticas nos planteamos la tarea de

diseñar un traductor de colores español-inglés

.

En primer lugar, escribimos en la columna B los nombres en castellano de una serie de colores y en la columna C su traducción al inglés.

La función =BUSCARV() nos va permitir la traducción simultánea de un idioma al otro. Queremos que cuando el alumno escriba en F2 el nombre de un color en español, el programa devuelva su traducción al inglés en la celda  F6. Para ello escribimos en la celda F6 la fórmula =BUSCARV(F2;B1:C8;2;0) El resultado será algo similar a esto:

Veamos cómo trabaja la función =BUSCARV(). En primer lugar hemos de indicar

qué tiene que buscar

, en nuestro caso la palabra escrita en F2, a continuación

dónde tiene que buscar

, para nosotros en la tabla que hemos escrito en B1:C8 (buscará en la primera columna); cuando encuentre en la tabla la palabra escrita en F2 debe indicarnos lo que está escrito en la columna 2 de esa misma fila. El último argumento es un 0 para indicar que la tabla no está ordenada alfabéticamente, en caso contrario habríamos escrito 1 u omitido este dato.

Basta ocultar las columnas B y C para que el modelo quede perfecto (clic derecho sobre la selección de las dos columnas > Ocultar)

Una variante consiste en hacer que sea el alumno el que escriba la solución y comprobar si es correcta, similar a lo que hicimos con las capitales de los países europeos. Para ello preparamos la celda D15 con la traducción de la palabra que el usuario escriba en español y mediante la función =SI(ESBLANCO(H15);"";SI(H15=D15;"Muy bien";"Prueba de nuevo")) la cotejamos con la solución, presentando mensajes del tipo: "Muy bien" / "Prueba de nuevo". Pero en esta ocasión vamos a dar un paso más y si la respuesta es incorrecta el programa mostrará la verdadera solución. Esto se consigue mediante la función =CONCATENAR() que nos permite combinar textos entrecomillados con fórmulas:

Para mejorar todavía más el modelo podemos completar la fórmula anterior para que el usuario decida si quiere o no conocer la solución. Ofreceremos la posibilidad de saber la respuesta correcta poniendo la letra S en la celda G22:

=SI(G22="S";SI(F18="Muy bien";"";CONCATENAR("La respuesta correcta es ";D15));"")

Para finalizar deberíamos ocultar todas las columnas que contienen datos que el alumno no debe conocer. En el modelo traductor que se adjunta no hemos ocultado nada.

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Sopa de letras

Las primeras aplicaciones didácticas que vamos a introducir se basan en las posibilidades de la hoja de cálculo para organizar la información. Por su distribución en celdas, es un programa idóneo cuando queremos presentar datos de forma estructurada. Además, el hecho de poder dar un formato diferente a cada celda permite muchas alternativas de presentación. Estas posibilidades nos permitirán diseñar una

sopa de letras

y un

crucigrama

.

Nuestra primera tarea consistirá en

Elaborar una sopa de letras que esconda los nombres de seis instrumentos musicales

. Abrimos un nuevo archivo de Calc y lo guardamos con el nombre

sopa

. Nos situamos en primer lugar en la Hoja 2 en la que confeccionaremos la sopa resuelta, reservando la Hoja 1 para presentar al alumno la actividad. Ya en la Hoja 2, pretendemos construir una cuadrícula de 10x10 cuadraditos que sirva de soporte a la sopa. Para ello seleccionamos las 10 primeras columnas y situando el ratón entre dos de ellas, aparecerá la doble flecha que nos permite modificar el ancho. Al pinchar aparecerá el ancho en cm y lo reducimos a un tamaño menor de 1 cm, en el ejemplo 0,72 cm.

A continuación seleccionamos las diez primeras filas y botón derecho> Altura de fila  (esta opción tambien es válida para modificar el ancho de columna) y fijamos la misma cantidad, 0,72 cm. Ya hemos conseguido la cuadrícula compuesta por celdas cuadradas.

Ahora toca rellenar la sopa con letras:

Distrubuimos las palabras solución en horizontal, vertical o diagonal.

Con la tecla Control pulsada seleccionamos con el ratón las palabras solución para resaltarlas con un color distinto al del resto de palabras de relleno.

Con botón derecho >Formatear celdas> Efectos de fuente cambiamos las palabras a rojo.  

Rellenamos el resto de celdas con letras cualesquiera.

Centramos las letras en las celdas seleccionando todas y de nuevo clic derecho>Formatear celdas>Alineación> Alineación de texto y allí elegimos Centrado tanto en horizontal como en vertical.

Acabamos de confeccionar la solución de la sopa de letras.

Recuerda que estamos en la Hoja 2 y que ahora debemos reproducir la sopa de letras en la Hoja 1 que será a la que tenga acceso el usuario. Para reproducir el pasatiempo sin solución en la Hoja 1, basta escribir en cada celda que su valor sea el mismo que el de la Hoja 2. Para ello en A1 escribimos la fórmula =Hoja2.A1 y arrastrando con el Control de relleno hacemos el resto.

Lo interesante es que se reproduce el texto sin formato por lo que desaparece el rojo de las soluciones. Volvemos a centrar las letras y para que tenga aspecto de pasatiempo quitamos las líneas de división con menú Herramientas> Opciones> OpenOffice.org Calc>Ver y desmarcamos Líneas de cuadrícula. Por último añadimos un borde y escribimos unas indicaciones para que el usuario sepa lo que tiene que buscar en la sopa.

Si quieres dar un aspecto más profesional repasa algunos de los puntos tratados en el módulo 2 relativos a Interpretación y seguridad.

Ahora vamos a desarrollar una estrategia para que el propio programa compruebe automáticamente el pasatiempo. De momento tenemos en la Hoja 1 la sopa de letras con las indicaciones oportunas y el formato adecuado; en la Hoja 2 están las soluciones que podremos ocultar cuando sea necesario. En la Hoja 3 vamos a activar una casilla que nos permita acceder a la solución mediante un 

Formato condicional

. Recuerda que para aplicar un formato condicional primero tenemos que definir el estilo que vamos a aplicar. Sigue los siguientes pasos:

Desde el menú Formato > Estilos y formateo accedes al cuadro que te permite definir el nuevo estilo.

Definimos un nuevo estilo denominado

rojo

cuya característica es que la fuente sea de color rojo y negrita.

Ahora asignamos el

Formato condicional

a las palabras solución. La idea es que si en una cierta casilla (en este caso L1) escribimos una S, de

solución

, las celdas seleccionadas aparezcan en rojo. Seleccionamos las palabras solución y desde el menú Formato pedimos Formateo condicional.

Recuerda que para aplicar el Formateo condicional debes tener seleccionadas las celdas solución. Aquí tienes el modelo sopadeletras por si te ha quedado alguna duda.

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Crucigrama

El otro ejemplo que vamos a presentar aprovecha la estructura de la Hoja de Cálculo para la elaboración de un crucigrama. En primer lugar prepararemos la solución diseñando una cuadrícula de celdas cuadradas como en el ejemplo de la sopa de letras (ahora la cuadríacula será de 10 columnas y 9 filas, empezando en C25) y escribiendo las palabras solución acompañadas de un número. Seleccionamos las palabras y aplicamos bordes a la cuadrícula; alineamos las letras al centro y los números pegados a su palabra. El resultado debe ser algo parecido a esto:

Ahora copiamos el crucigrama (C25:L33) y lo pegamos en la parte de arriba, en C1. Este será el que tiene que rellenar el usuario. Seleccionamos cada palabra y eliminamos su contenido respetando el formato (tecla Supr y del cuadro desmarcamos Formato)

Ya tenemos el crucigrama mudo dispuesto a ser completado. Escribimos las definiciones al lado.

Para que el alumno compruebe los aciertos vamos a echar mano de nuevo del Formato Condicional de manera análoga al pasatiempos de la sopa de letras. Primero definimos un

nuevo estilo

, que en esta ocasión se llamará

bien

, con la característica de que el fondo de la celda sea de color verde. Recuerda: menú Formato > Estilos y formateo > Nuevo estilo (escribimos

bien

en Nombre del estilo) Una vez definido el estilo aparecerá en la lista y haciendo clic derecho sobre él elegimos Modificar. En la pestaña Fondo seleccionamos un color verde.

Una vez definido el nuevo estilo vamos a aplicarlo. Pinchamos en cualquiera de las celdas que el alumno debe rellenar, por ejemplo E2 y en menú Formato> Formateo condicional establecemos la condición de que si el valor de la celda es igual al valor de la correspondiente de la solución, en este caso E26, el estilo sea bien, es decir que el fondo de la celda se ponga verde.

Es importante poner E26 en lugar de $E$26 para que la referencia sea relativa y podamos copiar el formato en otras celdas. Ahora bien, eso implica que si trasladamos la solución a otras celdas, el formato condicionado fallará.

En la celda que hemos formateado, E26, elegimos Copiar para llevarnos el formato a las demás celdas. Seleccionamos cada palabra (hay que hacerlo de una en una) y del menú contextual, clic derecho, pedimos Pegado especial y dejamos marcada sólo la casilla Formatos.

De esta manera, al ir rellenando el crucigrama, las letras correctas aparecerán en fondo verde mientras que las demás aparecerán con fondo blanco.

Aquí tienes el modelo crucigrama para que confirmes y practiques lo aprendido.

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Palabras

Hay diversas funciones de la Hoja de Cálculo que son herramientas de trabajo con los textos incluidos en las celdas, de manera que podemos comparar, trocear, unir... diferentes textos. Como ejemplo incluimos un nuevo pasatiempo que simula un conocido juego en el que dadas dos palabras de igual número de letras (en el modelo vamos a utilizar palabras de cuatro letras) hay que ir convirtiendo la primera palabra en la segunda cambiando cada vez una sola de sus letras. Esta vez vamos a trabajar sobre el modelo resuelto y a la vez que aprendemos estrategias conoceremos nuevas e interesantes funciones.

Lo primero será abrir el modelo conviertepalabras y desprotegerlo (menú Herramientas> Proteger documento> Hoja) Observa que están ocultas las columnas D a L. Para visualizarlas seleccionamos las columnas C y M y clic derecho sobre la cabecera de dichas columnas> Mostrar permitirá visualizar las columnas ocultas entre ambas.

Desglosemos con todo detalle la estructura de la hoja a la vez que aprendemos a utilizar nuevas funciones. Puedes ir jugando una partida con las columnas desprotegidas para comprobar las indicaciones que siguen:

En la columna C las celdas están desprotegidas para que el usuario pueda escribir.

En las columnas D a G extraemos cada una de las letras de la palabra mediante la fórmula =MID($C7;2;1) que permite sacar de la palabra que hay en C7, a partir de la letra que ocupa el segundo lugar, una letra. Con esta función lo que conseguimos es separar en cuatro celdas, D7, E7, F7 y G7, las cuatro letras de la palabra que escribamos en C7.

En las columnas H a K comparamos cada una de las cuatro letras de la palabra con las correspondientes de la anterior. Para ello utilizamos la función =IGUAL() que compara dos textos y devuelve Verdadero o Falso según el caso. Para que aparezca un 1 ó un 0 añadimos la función =VALOR( ) que convierte el texto en número. La función es del tipo =VALOR(IGUAL(G12;G11)) para indicar que queremos comparar las letras que hay en G12 y G11. En la columna L sumamos los cuatro valores y como son ceros y unos el resultado de la suma indicará el número de letras que no se han cambiado.

En la columna M se ha introducido una fórmula de control para evitar trampas.

La función =ESBLANCO() se utiliza para que no aparezca ningún mensaje mientras la celda está vacía. Si la suma de los contadores es 3, es que se ha cambiado solo una letra, de ahí el mensaje "Vale"; si es 4 entonces no se ha cambiado ninguna por lo que la palabra es la misma. Para el resto decasos (0, 1 y 2) elaboramos un mensaje mediante la función =CONCATENAR()que combina el texto "No vale, has cambiado" con el número que resulta de restar a 4 el resultado de la suma.

La función CONCATENAR() es especialmente útil pues nos permite combinar textos entrecomillados con fórmulas.

En la columna N se incluye una fórmula para anunciar de manera automática quese ha conseguido el objetivo. Esto se consigue mediante una función =SI() que compara cada palabra con la solución; anidada en esta hay otra función =SI() que comprueba además que el número de cambios ha sido 3 para que no salte el mensaje de aprobación si hemos puesto la palabra correcta haciendo más de un cambio en el último paso. Para que aparezca el número de intentos restamos a 40 (número máximo de intentos que permite la hoja) el número de celdas en blanco, que contamos con la función =CONTAR.BLANCO($C$7:$C$46)

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Conversor

Abre el archivo conversor en el que se incluye un sencillo modelo que permite la conversión de números romanos en nuestro sistema decimal y viceversa. Para ese fin OpenOffice Calc dispone de dos fórmulas sencillas: =ROMANO() que convierte a números romanos y =ÁRABE() (¡cuidado, con acento!) que convierte a nuestro sistema decimal de origen árabe. Con estas dos funciones elaborar el modelo de conversión es trivial. Pero nos queremos centrar en el manejo de los

errores

. Para entender a qué nos referimos desprotege la hoja (menú Herramientas > Proteger documento > desmarca Hoja), selecciona las columnas D y G y botón secundario > Mostrar con lo que se nos mostrarán las columnas E y F que habíamos ocultado.

Hemos establecido unos códigos para elegir el tipo de conversión deseada. Elige 1 para pasar de árabes a romanos. En E7 se incluye la fórmula  =ROMANO(D7) que no ofrece más complicación. Pero, si escribimos un número árabe demasiado grande, el resultado será de error. De la misma manera, si eliges el código 2, y escribes números romanos la función =ÁRABE(D9) funciona perfectamente para cualquier número romano pero, como es natural, da error cuando escribimos cualquier letra que no corresponde con números romanos o combinaciones incorrectas de las que sí corresponden. ¿Cómo evitamos esto? Calc incluye una función que es =TIPO.DE.ERROR(), que devuelve el tipo de error existente en una celda determinada. Si has provocado errores en los dos tipos de conversión verás que en las celdas de la columna F aparece #N/D para indicar "valor no disponible" como error.

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Corrector

Abre ahora el archivo corrector. Este modelo está pensado para poner ejercicios de forma rápida y sencilla. En la primera columna de la Hoja 2 escribimos operaciones matemáticas con la complejidad que se desee. Una vez escritas, la hoja calcula las soluciones que podemos ocultar seleccionado la columna y botón secundario> Ocultar e incluso se puede proteger después la hoja (menú Herramientas > Proteger documento > Hoja)

Después en la Hoja 1, que es la que será presentada al alumnado, escribimos en la columna A fórmulas del tipo =FORMULA(Hoja2.A2) en la celda A2. Esta función de Calc muestra la fórmula que se ha incluido en otra celda, con lo que toma forma de enunciado de ejercicio. Dejamos la columna B para que se escriban las soluciones y en la C, mediante fórmulas del tipo =IGUAL(B2;Hoja2.A2) comparamos las respuestas con las soluciones de la Hoja 2. Hemos añadido una función =SI(ESBLANCO() para que sólo actúe cuando exista una respuesta. La función IGUAL devuelve mensajes Verdadero/Falso.

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Complementos

Una breve referencia a las distintas posibilidades de generar números aleatorios y un modelo que completa las categorías estudiadas en el apartado

contenidos

. Podríamos considerar el modelo

Marcas

como ejemplo de las posibilidades que tiene la hoja de cálculo para el

registro y análisis de datos

.

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Números aleatorios

La Hoja de Cálculo Calc genera

números aleatorios

(al azar) mediante la función =ALEATORIO( ), que devuelve un número decimal al azar entre 0 y 1. Además con menú Herramientas> Contenidos de celdas> Recalcular (o mucho más rápido con su atajo, la tecla F9) recalcula y muestra otro número al azar entre 0 y 1. Esto nos permite simular lanzamientos de monedas o dados, con las siguientes fórmulas:

=ENTERO(ALEATORIO()*2) | Devuelve únicamente los valores 0 y 1 (moneda)
=1+ENTERO(ALEATORIO()*6) | Devuelve valores del 1 al 6 (dado)

Hay una función que nos permite elegir un valor aleatorio, entre 1 y 6 por ejemplo, que es la función =ALEATORIO.ENTRE(1;6) pero es una función que no se recalcula al pulsar F9, es más sofisticado pero se recalcula manteniendo pulsadas a la vez las teclas Mayúscula y Ctrl. y sin soltar pulsar F9 las veces que se estime oportuno.

El modelo caballos incluye una aplicación de los números aleatorios. Se simulan tiradas de dos dados en una carrera de caballos numerados del 2 al 12. Cuando los dos dados suman el número del caballo, este avanza una posición y el proceso se repite hasta que uno de ellos llega a meta. Esta simulación permite comprobar a los alumnos que, al tirar dos dados, no todas las sumas tienen la misma probabilidad (hay dos o tres "caballos" claramente favoritos). Además se cuenta el número de intentos con lo que, una vez determinados los caballos ganadores, se puede estudiar el tiempo que necesitan para la victoria, etc.

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Modelo 6.1. Marcas

Vamos a explorar las posibilidades que tiene la Hoja de Cálculo para sacar partido a un conjunto de datos que hemos recopilado. Nos servirá de base para la explicación un ejemplo de Educación Física que utiliza los registros obtenidos por una clase en cinco pruebas físicas. Normalmente en las clases de la materia se suele trabajar con un mayor número de pruebas, pero para simplificar el ejemplo nos vamos a limitar a cinco: Abdominales, Flexibilidad, Lanzamiento de balón, Cooper (carrera continua de 12´) y 60 metros. Para estas pruebas existen unos baremos establecidos que puntúan de 0 a 10 según la edad y género de cada participante. El ejemplo está pensado para una clase de 4º de la E.S.O. Los baremos para este curso quedan recogidos en la Hoja 4ESO del archivo marcas. (Para ver mejor el contenido de las hojas es recomendable establecer un 75% en menú Ver> Escala)

El objetivo del modelo con el que vamos a trabajar es recoger las marcas de todos los alumnos de una clase dos veces en un mismo curso, de forma que podamos medir su progresión de una a otra medición. El modelo nos permitirá puntuar cada registro de forma que podamos determinar la nota global, elaborar un informe global de la clase así como informes individuales de tantos alumnos como queramos.

El modelo está compuesto de cuatro hojas: la última, como hemos dicho, recoge los baremos correspondientes a este nivel y a estas pruebas. La primera,

resultados

, es la hoja de registro de todos los datos. La hoja

infor glob

recoge un informe general del curso, mientras que

infor indiv

contiene un informe del alumno que elijamos. Veamos con algo más de detalle cada una de ellas:

Resultados

incluye el registro de datos. Las primeras celdas de la primera hoja permiten rellenar los datos relativos al grupo con el que se trabaja, el curso durante el que se han tomado los datos así como el nombre del profesor/a, datos todos ellos que se rescatarán en otros puntos del archivo. La hoja de registro en sí se basa en conjuntos de celdas como el que aparece en la imagen. Los datos se recogen en las celdas de fondo blanco. En las grises se calcula la puntuación mientras que en las de fondo violeta aparece la progresión.

Infor glob

ofrece un resumen de los datos. Una vez que se han rellenado todos los datos, la segunda hoja ofrece un análisis global del grupo con el que se está trabajando. En él se incluyen varios elementos. Los datos de grupo, curso y profesor/a, rescatados de la primera hoja; los resultados globales del grupo por prueba, que se obtienen de la fila de promedios de la primera hoja, pero con una mejora ya que las notas de suspensos aparecen en rojo y las de aprobados en verde (Formateo condicional) Un gráfico estadístico con las puntuaciones por prueba comparando las dos evaluaciones. Una tabla que analiza los resultados por género.

Infor indv

permite mostrar la información del alumno elegido. Incluye: número ynombre del alumno (se pide el número de lista y la hoja localiza el nombre mediante una función =BUSCARV());un resumen de sus puntuaciones en las pruebas que se consiguen mediante fórmulas del tipo =BUSCARV(E7;resultados.B4:AB31; 4;0); un gráfico de barras que recoge los resultados anteriores y una última tabla en la que se calcula la posición del alumno con respecto a la clase (=JERARQUÍA(F35;resultados.AC4:AC31)

Se trata de un modelo muy denso y laborioso de confeccionar pero que nos puede ayudar a valorar el enorme potencial de la hoja de cálculo.

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Prácticas

6.1. Crucigrama o sopa

Diseña un crucigrama o sopa de letras utilizando alguno de los conceptos de tu especialidad o nivel educativo y que tenga algún tipo de corrección automática.

6.2. Siglo

Elabora un archivo de hoja de cálculo que, dado un año antes o después de Cristo, nos diga a qué siglo pertenece. Para ello echa mano de la función ROMANO( ), teniendo en cuenta que los años pueden tener signo positivo o negativo, por lo que habrá que actuar de forma diferente en cada caso. También debes tener cuidado porque si el año 2001 pertenece al S.XXI, el 2000 pertenece al XX. Para escribir expresiones del tipo "S.II a.de C. puedes utilizar la función CONCATENAR( ).

6.3. Radianes

Realiza un modelo que convierta la medida de un ángulo en grados a su medida en radianes (un radián corresponde a un ángulo cuyo arco tiene la misma longitud que el radio)

Para realizar el modelo, debes usar la función =RADIANES() que, precisamente convierte el número de grados en radianes. Si escribes, por ejemplo =RADIANES(360) el resultado será 6,28 (resultado de multiplicar por dos la aproximación de pi=3,14). Para que quede más elegante, nuestro objetivo es que el modelo exprese los radianes en función de pi. Para ello deberás dividir el valor entre pi (su valor en la Hoja de Cálculo viene dado por la función =PI()) y después hacer que aparezca la letra pi griega (que es la letra p con el tipo de fuente Symbol) a continuación del número usando la función =CONCATENAR().

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Importación de datos

Vivimos un momento histórico caracterizado por la abundancia y la accesibilidad a la información, por cantidades ingentes de datos que nos rodean. En este módulo nos planteamos diversas cuestiones: ¿Qué motivos podemos tener para pasar ciertos datos a una hoja de cálculo?; ¿Cómo realizar esa transferencia de un formato a otro?; ¿Qué cálculos complementarios nos pueden ayudar a analizarlos?

Objetivos

Para dar respuesta a esas y otras preguntas aprenderemos a...

Importar texto desde diversas fuentes.

Capturar e insertar imágenes.

Integrar fórmulas

Contenidos

A la hora de importar datos debemos tener presente la fuente de la que proceden para tratarlos en consecuencia. Estudiaremos la tranferencia de datos desde:

Procesadores de texto, con sus diversas variantes. 

La Web, con la enorme variedad que presenta.

Presentaciones, archivos, soportes de memoria...

Texto de procesadores

Supongamos que queremos importar texto desde OpenOffice.org Writer o cualquier otro procesador de texto. Operaremos de distinta forma dependiendo de la situación en la que se encuentren los datos:

Datos en columna separados por tabuladores.

En primer lugar seleccionamos las columnas y pedimos

Copiar

. Ya en la hoja de cálculo, señalamos la primera celda en la que se alojará la tabla y desde el menú

Editar

(o

clic derecho

) >

Pegado especial

> Texto sin formato, accedemos al cuadro

Importación de 

texto en el que senalaremos Separado por > Tabulador .

Abre el fichero

andalucía

, en Writer, en el que hemos incorporado unos datos, en columna separados por tabulador, que comparan el censo de la Comunidad Autónoma Andaluza de 1991 con el de 2001 y practica la manera de llevarlos a una hoja de cálculo.

Datos en columna separados por espacios en blanco.

Si las columnas contenidas en los textos estuvieran separadas por espacios en blanco (barra espaciadora) en lugar de tabuladores, todo lo anterior fracasaría. Puedes experimentarlo con la segunda tabla del documeto anterior, copia los datos y repite las operaciones explicadas. Si marcas

Separado por Tabulador

verás que toda la información pega en una sola columna (Podrías arreglarlo con

copiar 

-

pegar

y después borrar información, pero sería muy costoso) 

Si optas por marcar

Separado por Espacio

observarás que los datos se pegan en columnas pero cada espacio cuenta como una columna lo que hace completamente inservible la tabla. Este último inconveniente se podría solventar eliminando previamente los espacios en el procesador de textos. A modo de conclusión podemos afirmar que

nunca se debería utilizar la barra espaciadora para alinear datos en columnas

.

Datos alojados en tablas .

Si los textos en columna están alojados en tablas es mucho más sencilla la operación, pues basta con usar

Copiar

para capturar la tabla en el Writer y después simplemente

Pegar

en la Hoja de Cálculo. Prueba a experimentarlo con la tabla que se incluye en el documento que estamos manejando. Evidentemente la mejor manera de integrar datos de texto en la hoja es si están ordenados en una tabla.

Texto de la Web

Actualmente la mayor parte de la información que nuestros alumnos y nosotros mismos manejamos se obtiene de Internet por lo que resulta imprescindible dar una nociones básicas para importar datos desde la Web.

Datos estructurados en forma de párrafo .

Siguiendo con el ejemplo anterior, supongamos que queremos visitar la página del Instituto Andaluz de Estadística y capturar de ella cualquier párrafo descriptivo del censo, y añadirlo a la Hoja de Cálculo como una presentación o comentario.

Si copiamos (

clic derecho

>

Copiar

) el párrafo de la imagen, o cualquier otro, y lo pegamos directamente en una celda de la hoja de cáculo (

clic derecho

>

Pegar

) aparecerá cada párrafo en una celda distinta de la misma columna. Si lo pegamos en la celda A1 el texto se repartirá por párrafos en A1, A2 y A3. Deberemos adaptar el ancho de la columna A para que el texto importado sea operativo (es posible que tengamos que tengamos que eliminar el espacio posterior al texto en cada celda) 

El resultado final podría parecerse a este:

Si lo pruebas y no te ocurre lo que aquí hemos comentado podrías necesitar al ajuste automático del texto. Para activarlo sigue la siguiente ruta:

clic derecho

sobre A1 >

Formatear celdas

>

Alineación

>

Propiedades

>

Ajustar texto automáticamente

(puedes incluso marcar

División de palabras activa

)

Otra manera, igualmente válida, para importar el texto consiste en utilizar el

Pegado especial

esta vez en

Formato HTML

.

Datos integrados en tablas .

Si al navegar por Internet lo que deseamos es importar una tabla, seleccionamos las celdas que nos interesen y y procedemos como en el caso anterior,

Copiar - Pegar

(si hay problemas,

Pegado especial

en la modalidad

Formato HTML

) Hemos de tener cuidado ya que en ocasiones creemos que estamos copiando una tabla y en realidad es una imagen. La diferencia está en que de la tabla puedo copiarla parte que me interese y la imagen me obliga a copiarla entera. Aquí un ejemplo de una parte de una tabla de peso ideal copiada de Internet:

Y el resultado de pegarla en la hoja de cálculo:

Imágenes

Podemos incorporar imágenes de diversas procedencias aunque debemos tener en cuenta que para ser manejadas por la Web deben estar en formato gif, jpg o png, que son los más populares.

De procesadores de texto .

Desde Writer, de OpenOffice, basta el típico

Copiar

-

Pegar

para llevar una imagen a la hoja de cálculo. Sin embargo desde Word deberemos utilizar el

Pegado espe

cial

, esta vez en su variante

GDI Metafile

o incluso

Documento Microsoft Office Word

.

De presentaciones.

Todos hemos recibido multitud de presentaciones PowerPoint en la bandeja de entrada de nuestro correo, la mayoría inservibles a todos los niveles, y de repente en una de ellas descubrimos una foto que queremos copiar y pegar en nuestra hoja de cálculo o en cualquier otro documento. Si la presentación aparece en modo normal, es decir con la tira de imágenes disponibles a la izquierda bastará con capturarlas de ahí, pero si la presentación está preparada para ser vista únicamente en

modo presentación

no tendremos el acceso tan sencillo a las imágenes. En este caso un método útil consiste en ir a la presentación y con

clic derecho

>

Nuevo

está solucionado; o bien

clic derecho

>

Abrir con

>

OpenOffice.or Impress

(progra de presentaciones de OpenOffice) y ya tendremos disponible la tira de imágenes. Seguro que hay más trucos para este u otros casos pero si no conoces ninguno siempre puedes escribir tu problema en un buscador de Internet y encontrar consejo al respecto.

A partir de un archivo.

Cuando disponemos de imágenes en alguna carpeta de nuestro ordenador, en un pendrive o cualquier otro tipo de memoria (cámara de fotos, disco externo, tarjeta de memoria...) y queremos incluir alguna en nuestro modelo de hoja debemos seguir la ruta: menú

Insertar 

>

Imagen

>

A partir de archivo

, que nos llevará al cuadro

Insertar imagen

para examinar las distintas unidades y carpetas en busca de la imagen deseada.

Esta manera de insertar imágenes es la más importante ya que si tenemos dificultades con alguna de ellas siempre podemos optar por guardarla en nuestro ordenador y luego insertarla desde archivo. Como ejemplo, al ejecutar una imagen se abre en un programa editor de imágenes desde el cual el método de copiar - pegar no suele funcionar, sin embargo si guardamos la foto en nuestro ordenador ya sabemos cómo llevarla a cualquier otra aplicación.

De Internet.

La Web es el recurso más utilizado para capturar imágenes y por ello debemos tener en cuenta que no todos los recursos gráficos disponibles en la Red son de uso público. Cuando incluimos una imagen en nuestro trabajo debemos garantizar que es original (creada por nosotros), pública o tiene una licencia CC (Licencia Creative Commons) que permite su redistribución. Todos los cursos del ITE se distribuyen bajo esta licencia.

Desde Internet suele funcionar el

Copiar

-

Pegar

(también

Pegado especial

>

Bitmap

) para importar una imagen en la hoja de cálculo pero si no fuera posible ya sabes que lo mejor es guardar la foto (

clic derecho

>

Guardar imagen como

) y operar como se ha comentado arriba.

Fórmulas

Las fórmulas contenidas en las celdas de una hoja sólo son visibles en formato propio, pero no en la forma que se suele usarse en los libros de texto y en las pizarras. Así, la fórmula del interés simple, para OpenOffice se traduce, por ejemplo, en =A2*B2*C2/100, mientras que nuestra forma usual se muestra en la imagen de abajo.

OpenOffice posee un editor de fórmulas y para acceder a él tenemos dos maneras: Situando el cursor en la celda deseada y pidiendo menú

Insertar > Objeto > Fórmula

; abriendo un archivo nuevo con menú

Archivo > Nuevo > Fórmula

. En este último caso se nos abre OpenOffice.org Math

Será necesario hacer visible el

selector de elementos

mediante el menú Ver > Elementos para acceder a los distintos operadores.

Cuando terminemos de escribir la fórmula deberemos

Seleccionar todo

>

Copiar

, para pegarlo después en la hoja. La primera forma es más sencilla y rápida pero con Math tenemos más posibilidades de edición.

Complementos

Ampliamos conocimientos dando unas pinceladas sobre cuestiones algo más sofisticadas como:

Importación de datos desde el escáner.

Datos en formato txt.

Finalizamos este apartado con una interesante reflexión sobre la integración de los modelos de hoja de cálculo en los trabajos escolares
y cómo aplicar las directrices aprendidas en este módulo para ayudar a los alumnos a transferir los datos de unos soportes a otros.

Ampliación

Datos escaneados.

El uso del escáner se está popularizando cada vez más. Aquí solo nos referimos a él como una fuente de imágenes y textos procedentes de prensa y libros que puede completar muchos trabajos y ser origen de otros.

Escanear una imagen es sencillo y el proceso de importación a la hoja de cálculo, una vez guardada en nuestro ordenador, ha quedado suficientemente explicado. Si deseamos importar textos escaneados debemos usar un programa de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) que normalmente viene incorporado al software del escáner. La captura de textos es muy interesante, pero con resultados incompletos; tiene sus ventajas e inconvenientes que debes valorar atendiendo al programa que utilice tu escáner. Aquí sólo indicamos esta posibilidad de importar datos pero profundizar en ello excede los propósitos de este curso.

Datos en formato TXT.

La inmensa mayoría de los gestores de información pueden guardar datos en formato TXT, o "texto puro". Cuando alguna transferencia de datos fracasa por otros medios, es frecuente acudir a guardarlos como TXT. Veamos un ejemplo: Abre el siguiente

documento en txt

que contiene un listado de teléfonos.

Observa que la separación de cada nombre con su teléfono está lograda sólo con un espacio en blanco. Para integrar este texto puro en un modelo de hoja de cálculo basta con seleccionarlo y

Copiar

>

Pegar

(o Pegado especial si se prefiere) para acceder al cuadro

Importación de texto

en el que seleccionaremos en

Separado por

la opción

Espacio

.

Trabajos escolares

La principal justificación del uso de una hoja de cálculo en trabajos escolares es añadir los cálculos oportunos que nos permitan analizar con más profundidad los datos aportados en el trabajo. Normalmente se trabajará con los datos numéricos, pero, como hemos visto en este módulo, se pueden integrar textos, números, gráficos e imágenes de la forma más estructurada posible. Es muy importante explicar a nuestros alumnos la manera correcta de importar datos a la hoja.
Los análisis de datos más importantes que se pueden realizar a nivel escolar son:

Sumas, balances y porcentajes.

Pequeñas estadísticas.

Confección de gráficos.

Conversión en una basa de datos para ampliar las posibilidades de búsqueda y filtrado.

Aprovechando el ejemplo del estudio del censo en la Comunidad Andaluza, al que nos referimos al inicio de este módulo, y suponiendo que es el tema de un trabajo escolar, se podrían plantear las siguientes preguntas: ¿Qué provincia ha crecido más en población en estos diez años ? ¿Cuál ha sido el crecimiento global de Andalucía? ¿Qué porcentaje de la población andaluza representa Almería? ¿Ha crecido ese porcentaje o no? ¿Podríamos dividir Andalucía en dos partes, occidental y oriental, y analizar diferencias ?

Para responder a esas cuestiones necesitamos, en primer lugar, transformar los datos de tipo texto a una Hoja de Cálculo. Cuando hablamos de

tipo texto

nos referiremos también a datos numéricos, pero que están integrados en documentos, aunque sea mediante tablas. Se suelen llamar

alfanuméricos

a estos datos que igual contienen palabras que números.

Consulta la hoja de cálculo

análisis.ods

en la que se dan las respuestas a algunas de las preguntas que formulábamos a la vista de los datos, e incluye gráficos descriptivos:

¿Qué provincia ha crecido más en población en estos diez años ? Málaga con 126.174 hab. pero en términos porcentuales, Almería, con 17,83%

¿Cuál ha sido el crecimiento global de Andalucía? 417.036 hab, que representa el 6,01%

¿Qué porcentaje de la población andaluza representa Almería? El 7,29% ¿Ha crecido ese porcentaje o no? Sí, un 0,73%

¿Podríamos dividir Andalucía en dos partes, occidental y oriental? Si consideramos occidentales Cádiz, Huelva, Sevilla y Córdoba y el resto como orientales (de forma convencional) observaremos que, en contra de lo que ocurría en el pasado, las provincias orientales han crecido más que las occidentales.

Para repasar lo que aprendiste en las anteriores sesiones (y preparar las prácticas) puedes estudiar las fórmulas que se han empleado. Todas ellas están al alcance de los alumnos a partir de cierta edad y nivel. La experiencia nos dice que, con un poco de ayuda, estos análisis fomentan la participación y discusión entre grupos, siempre que no sean muy complejos.

Prácticas 

7.1. Hospitales

En el diario EL PAIS de fecha 12-11-2003 apareció una estadística sobre asistencia geriátrica en grandes hospitales de las distintas C.C.A.A. Después de un breve recorrido por la tabla era fácil ver que al menos uno de los porcentajes era erróneo. Se trata de un error notable y no un simple problema de decimales o redondeo. Como este curso no va de cálculo mental, deberás averiguarlo mediante la siguiente práctica guiada:

Abre el documento

camas.odt

, en el que se ha recogido el recorte del periódico y la tabla en modo texto, sin las columnas de los porcentajes.

Con las técnicas que has aprendido en esta sesión, copia la tabla e insértala en un documento nuevo de Hoja de Cálculo, al que también puedes llamar

camas.ods .

Inserta tres columnas nuevas para alojar los porcentajes y calcúlalos. Por ejemplo, el primer porcentaje que figura en la tabla, el 31% de Madrid que corresponde a Asistencia COMPLETA se ha calculado como 4 dividido entre 13, pasando el resultado a porcentaje o bien multiplicando por 100 o, mejor aún, fijando el formato en modo

porcentaje

.

Busca en Internet una imagen de cama de hospital o de otro tema relacionado con la práctica e insértala en la hoja que has creado.

Guarda el modelo

camas.ods .

7.2. Pruebas

Una profesora de 1º de ESO ha decidido pasar tres pruebas iniciales al grupo que estará a su cargo. Las tres pruebas tienen temáticas distintas: una mide la comprensión de conceptos, otra el dominio de las técnicas instrumentales y en la tercera se intenta medir la capacidad de síntesis. La profesora ha dividido los resultados en tres categorías: BAJO -MEDIO - ALTO y ha 

escrito los resultados, en columnas tabuladas, en el documento

pruebas.odt

.

Sobre ese documento deberás realizar la siguiente práctica:

Selecciona todo el texto con

Seleccionar todo

y ordena

Copiar

.

Abre un modelo nuevo de Hoja de Cálculo, al que puedes llamar

pruebas.ods

,

señala una celda y pide

Pegar

o bien

Pegado especial

con la opción apropiada (debes decidirlo tú). Mueve columnas, elimina alguna, cambia formatos, etc. hasta que quede una tabla parecida a la de la figura (además hemos añadiendo totales tanto de filas como de columnas, mediante

autosuma

o la función

SUMA

):

Descubrimos que en una de las pruebas hubo una circunstancia que altera algo el resultado ¿Cuál ?

Construye otra tabla en la que se calculen los porcentajes de BAJO, MEDIO y ALTO que presenta cada prueba y los porcentajes en la suma de todas las pruebas. Compara los resultados.

Se entiende que los porcentajes debes construirlos tú mediante fórmulas y no limitarte a copiar los datos de la figura.

Guarda el modelo

pruebas.ods

.

¿Sacarías alguna conclusión estudiando los porcentajes ? Hay uno o dos que se distinguen de los demás.

7.3. Población

Esta página que estás leyendo ha sido escrita en formato HTML, propio de las páginas web que encuentras en Internet. En esta última práctica capturaremos datos escritos en este formato contenidos en esta misma página.

La tabla siguiente recoge la población aproximada de la Comunidad de Madrid en las últimas décadas, expresada en miles de habitantes. Coincide con los censos en algunos años. En otros se ha aproximado el censo más cercano.

Año Miles hab.

1900 | 773
1910 | 831
1920 | 1049
1930 | 1290
1940 | 1574
1950 | 1823
1960 | 2510
1970 | 3761
1980 | 4687
1990 | 4648
2000 | 5423

A partir de ella te sugerimos la siguiente práctica:

Selecciona con el ratón todas las celdas de la tabla y pide

Copiar

.

Abre una nueva Hoja de Cálculo, elige una celda y sobre ella copia la tabla mediante

Pegar

o

Pegado Especial

en una de sus modalidades (la que convenga en este caso). Deberá quedarte una tabla similar a la de abajo si además añades una columna de diferencias. Deja en blanco la celda que está a la derecha de la cifra 773, y en la de abajo escribe la fórmula que reste la segunda población de la primera (831 -773). Arrastra después esa fórmula para formar un columna completa de diferencias.

Por último, estas diferencias las convertiremos en

tasas de variación

, es decir, las expresaremos como el tanto por ciento que ha aumentado la población entre cada década y la siguiente. Primero hay que averiguar qué porcentaje representa la diferencia 58 respecto a la población 773. Para ello, en la celda que está a la derecha del 58 escribe la fórmula que divida 58 entre 773. Te resultará 0,08. Le das formato de

porcentaje

y se transformará en 8% (si le fijas cero decimales). Arrastras la fórmula a toda la columna para construir toda la tabla de tasas de variación.

La práctica termina con la creación de un gráfico de columnas en el que se representen las tasas de variación.

En el gráfico se puede apreciar fácilmente el decrecimiento habido en los años de la II República y la postguerra, el gran desarrollo de la inmigración en los sesenta y ochenta y el descenso de los años noventa.

Organización de datos

Una de las ventajas de las herramientas informáticas aplicadas a la enseñanza es la de poder estructurar bien la información, de forma que mejore su gestión y presentación. Unos datos bien ordenados se entienden y se manejan mejor. Esto es fundamental en la enseñanza actual, en la que se valora la investigación y el trabajo personal.

La Hoja de Cálculo, con su estructura en filas y columnas es un instrumento muy útil para la estructuración de datos. Tanto es así que en muchas empresas, ONGs y Centros de Enseñanza usan estos programas como sustitutos de los gestores de bases de datos, mucho más potentes, pero también de complejidad excesiva para el público no profesional.

Objetivos

En este módulo aprenderemos a...

Estructurar una tabla en forma de área de datos.

Ordenar, filtrar y consolidar los datos.

Todas las operaciones se abordarán de manera elemental ya que son más propias de las bases de datos.

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Contenidos

A veces los datos que estudiamos son muy numerosos y con tantas categorías, que hacen difícil su manejo y comprensión. Por ejemplo, abre el modelo cuerpos, que es el catálogo de los cuerpos celestes más importantes del Sistema Solar. A simple vista se percibe que tal cantidad de datos y con formatos tan diferentes no invita a su análisis sin simplificarlo antes. Este es el objeto de nuestro estudio:

¿Cómo ordenar bien los datos?

¿Podría quedarme sólo con alguna categoría eliminando las demás?

¿Sería posible buscar lo que me interesa entre tanta información?

Aunque la cantidad de operaciones con datos que se pueden abordar es muy extensa y compleja, nos quedaremos tan sólo con lo fundamental, dejando para la sesión de ampliación otros aspectos secundarios.

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Área de datos

En OpenOffice Calc y en otras hojas de cálculo, todo conjunto de filas y columnas que esté separado del resto de la hoja por otras filas y columnas

en blanco

y que en la fila superior contenga rótulos, se considera como un

área de datos

que es el equivalente elemental de las bases de datos clásicas. Es imprescindible que la tabla esté totalmente rodeada de filas y columnas en blanco y que la primera fila contenga los rótulos de los datos que figuran debajo. Sirva como ejemplo la siguiente tabla en la que se recoge la edad y el estado civil de cuatro personas:

Cada fila del área se interpreta como un

registro,

es decir, un conjunto de datos distintos que corresponden a una sola entidad o individuo. La tabla del ejemplo contiene cuatro registros, correspondientes a María, Marcos, Elena y Cristina respectivamente. El registro Elena se compone de la fila: Elena - 37 - S. Las columnas constituyen los

campos

, que son las partes de un registro, cada una con un carácter diferente: Nombre, Edad y Estado. Así, el campo

Estado

del registro Marcos es S.

Lo primero será convertir esta tabla en área de datos. Para ello señala con el ratón en

cualquier celda

de esa tabla y pide del menú

Datos > Definir área...

El programa reconocerá qué filas y columnas forman la tabla y los nombres de los campos. Te aparecerá una ventana de propuesta en la que puedes asignar un título al área. Observa que la propuesta de celdas de abajo aparece con color gris, como indicando que no es definitivo.

Si no deseas utilizar la tabla entera, deberás seleccionar previamente la parte elegida de la tabla o efectuar la corrección en el cuadro de arriba.

Para practicar con una tabla más grande abre el modelo cuerpos en el que encontrarás un catálogo de los cuerpos celestes más importantes del Sistema Solar. En esa tabla los registros son los distintos cuerpos del Sistema Solar: Adrastea, Amaltea, Anake, Aniel,... hasta 71 registros o filas, y los campos los distintos datos de cada cuerpo: Naturaleza, Centro, Radio, Masa, etc.

Señala una celda y pide

Datos > Definir área

...

En este caso el programa te propone el título 

Cuerpos

, porque lo ha leído en el título general de la hoja. En general, intentará adelantarse a tus deseos, pero ve con cuidado, que a veces "se pasa de listo" y te puede confundir. Procura comprobar que en Opciones esté activada la de

contiene etiquetas de columnas

. A partir de ahora, para trabajar con ella bastará señalar una celda del área

cuerpos

y acudir al comando

Datos > Seleccionar área...

, el programa seleccionará todo el rango disponible.

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Ordenar

Abre el archivo electricidad. Observarás que contiene unos datos de consumo de electricidad en Cataluña, de forma algo compacta y confusa. Es difícil comparar datos o efectuar el más pequeño análisis. Imagina que deseamos comparar cada mes con el mismo del año siguiente. ¿Cómo podríamos tener todos los meses de

enero

consecutivos y ordenados por años?. Debemos empezar por definir el

área de datos

de la manera que hemos aprendido en el punto  anterior:

Datos > Definir área...

y le ponemos de nombre

electricidad

. Una vez definido lo seleccionamos (

Datos

>

Seleccionar área...

) y pedimos

Datos > Ordenar

. Obtendremos un cuadro de diálogo en el que se pueden dar hasta tres criterios con orden de prioridad.

Elegimos como primer criterio

Mes

y

Ascendente

, como segundo,

Año

y

Ascendente

y el tercero lo dejamos en blanco. Si temes alterar demasiado la tabla de datos debes guardarla antes de efectuar estas operaciones, o bien no guardar los cambios que hacemos ahora. Como una columna contiene fechas, si no lo avisamos el programa aplicará el orden alfabético. Por eso, en la pestaña

Opciones

, elegimos

Orden de clasificación definida por el usuario

y seleccionar el orden

enero, febrero,

etc.

Pulsamos

Aceptar

y comprobamos que, efectivamente, se ordenan por meses (todos los

enero

juntos, por ejemplo) y con

años ascendentes

.

Practica con otros criterios para ordenar:

¿En qué mes de este periodo se ha gastado más Mw. en consumo doméstico? (Solución: El primer criterio puede ser

Doméstico - Descendente

y en los otros dos

- no definido -

y te resultará

enero de 2002

)

¿Y el consumo total mínimo? (Solución:

junio del 99

)

¿En qué mes el consumo industrial se acercó más a la cantidad de 150.000 Mw? (Solución: en

febrero de 2002

)

Para terminar este apartado un par de trucos:

Si deseas que el área ordenada se copie en otro lugar de la hoja, en otra hoja o en un área de datos distinta, tendrás que activar, en

Opciones

, la de

Copiar resultado de clasificación en

, e indicar la celda de destino. También puedes definir como

Área de datos

una parte en blanco de una de las hojas.

La lista de

enero, febrero, etc.

está ya predeterminada en OpenOffice, pero tú también puedes definir tus listas (por ejemplo

INS, SUF, BIEN, NOT, SOB

) para usarlas en cualquier otro modelo. Como es un tema de ampliación, aquí solo te indicamos la ruta que debes seguir:

Herramientas > Opciones > OpenOffice.org Calc > Listas ordenadas

, pulsar el botón

Nuevo

y seguidamente escribir la lista y

Aceptar

.

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Filtrar

Cuando las bases de datos contienen mucha información, es conveniente disponer de un instrumento de

consulta y búsqueda

, para poder restringir los datos a ciertas propiedades o categorías. Por ejemplo, en el modelo de los cuerpos celestes podríamos estar interesados en los satélites de Júpiter, o en los diez cuerpos de más masa. En OpenOffice Calc esto se consigue con

filtrados

, que son criterios de búsqueda que restringen el área de datos a los que verdaderamente nos interesan en cada momento.

Supongamos que deseamos crear en el modelo electricidad una tabla que contenga únicamente los datos de los años 2002 y 2003 y la queremos situar en la Hoja 2, en la celda G10. Para ello, siempre con el área definida (

Datos

>

Definir área...

) y seleccionada (

Datos

>

Seleccionar área...

) elegimos

Datos > Filtro

>

Filtro estándar

. Como puedes observar en la figura, en el primer criterio elegimos

Nombre del campo

: Año,

Condición

: =,

Valor

: 2003. Esto se logra con las pequeñas flechas situadas a la derecha de cada línea de texto, o escribiendo directamente.

En la segunda fila elegimos O porque nos da igual 2002 que 2003 y después rellenamos Año, =, 2002. Pulsamos seguidamente

Más opciones

y activamos

Copiar resultado en...

y, señalando o escribiendo, concretamos nuestro deseo de copiar la tabla en

$Hoja2.$G$10

(Hoja 2, celda G10) De esta manera creamos una tabla que solo contendrá los años deseados.

Esta tabla depende del filtro, de tal forma que si anulamos o cambiamos el filtro, también cambiará ella. Selecciona de nuevo el área de datos y pide

Datos

>

Filtro

>

Eliminar filtro

. Pasa después a la Hoja 2 y celda G10 y observarás que se ha reproducido el área completa.

Organizaremos otro filtro para practicar con estas ideas. Selecciona de nuevo el área de datos, que hemos denominado

electricidad

, y aplica el filtro "Consumo total mayor que 400000". En la figura verás qué condiciones hay que aplicar. Pasa la tabla a la Hoja 2, celda G10, igual que en el ejemplo anterior.

De nuevo en la Hoja 2, celda G10, se nos mostrará el resultado del filtro: tabla con todos los meses en los que se ha pasado de 400.000 Mw. Si no quieres perder esta tabla al eliminar el filtro puedes copiarla en otra parte, por ejemplo en la Hoja 3. Sigue esta secuencia:

Selecciona la tabla filtrada de la Hoja 2, celda G10, y pide

Copiar

.

Pasa a la Hoja 3 y en cualquier celda pide

Pegar

.

Vuelve al área

electricidad

y pide

Datos > Filtro > Eliminar filtro

.

Pasa a Hoja 2 y observarás que en G10 se reproduce la tabla primitiva sin filtrar.

Comprueba en la Hoja 3 que la copia no se ha alterado y constituye un área independiente de la primitiva.

Una opción de filtrado menos potente pero más intuitiva para los alumnos es la de

Autofiltro o Filtro automático

. Abre el modelo de cuerpos celestes, define y selecciona el área de datos. Elige ahora

Datos > Filtro > Filtro automático

y conseguirás con ello dotar a cada campo de un pequeño botón que al abrirlo nos ofrecerá todas las opciones de filtrado, pero como ves, menos potentes que el

Estándar o Predeterminado

.

Por ejemplo, si deseas obtener los satélites de Neptuno, despliega el campo

Centro

y elige

Neptuno

. Obtendrás la lista de los ocho satélites de Neptuno. Para anular el filtro, en el mismo campo

Centro

elige

Todos

, o bien pide de nuevo

Datos > Filtro > Filtro automático

y se anulará. Haz unas cuantas pruebas con este tipo de filtro para familiarizarte con él.

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Consolidar

Esta función permite agrupar datos de varias áreas independientes y a partir de ellas se calcula una nueva área con ayuda de una función matemática seleccionable. Es decir, unifica la información que contengan varias áreas y a la par aplica una operación matemática sobre ellas. Es mejor verlo con un ejemplo: Abre el archivo internet que contiene una selección de porcentajes de internautas en algunas comunidades españolas.

Observa que todas las tablas de datos tienen la misma estructura. Ese es el escenario ideal para realizar una consolidación. Por ejemplo, deseamos conocer el promedio de internautas en las dos Castillas. Para eso, asigna un nombre a cada tabla mediante la operación de

Datos > Definir área...

Por ejemplo, llama CL a Castilla y León y CM a Castilla La mancha (no olvides pinchar una celda de cada área antes de definirla). Para

consolidar

ambas comunidades pide

Datos > Consolidar...

y obtendrás este cuadro de diálogo:

Como instrucción de Cálculo elige

Promedio

(abre la lista con el botón de la derecha de la línea).

Para rellenar las áreas de consolidación busca en

Intervalo de datos de origen

(abriendo la lista) el área CL y pulsa

Añadir

, con lo que el área subirá al marco de Áreas de consolidación. Repite la operación con CM.

Por último deberás concretar la celda de la Hoja (o de otra hoja) en la que se va a situar la consolidación. Por ejemplo, en A28. Para ello pulsa el botón señalado en la imagen de arriba, pincha la celda que desees y vuelve a pulsar el mismo botón para volver al cuadro. Pulsa

Aceptar

para terminar.

El resultado es un poco soso ya que no se copian los formatos. Lo puedes arreglar asignando a las cantidades el formato porcentaje y cambiando colores y fondos a tu gusto.

El ejemplo ha sido muy simple, pero imagina lo que sería unificar notas, o presupuestos de Departamentos, o recogidas de datos en un trabajo estadístico de clase.

Sobre el mismo modelo vamos a averiguar el máximo uso que se hace de Internet en Cataluña, Madrid y Navarra. Te indicamos los pasos sin dar muchos detalles: Asigna nombres a las tres áreas, por ejemplo MAD, CAT, NAV. Pide

Datos > Consolidar

y añade esas áreas a la consolidación. Como Instrucción de cálculo elige

Máx

. Te deberán salir estos porcentajes: 26,60%, 27,10% y 35,20%

Las tablas que se consolidan no tienen que tener exactamente la misma estructura. Lo verás en la Práctica 2, en la que uniremos tablas en las que puede faltar alguna fila.

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Complementos

Estudiamos, a modo de ampliación, un par de aspectos secundarios:

La creación de

Subtotales

.

La estructuración mediante el

Piloto de datos

.

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Subtotales

Aunque en la enseñanza son menos útiles, salvo en operaciones de gestión o pequeños presupuestos o informes de gastos, la creación de Subtotales (o sumas parciales por grupos) es parte de la cultura general de hojas de cálculo y merece la pena conocer brevemente en qué consisten.

Cuando se selecciona un área de datos, es posible agruparla automáticamente por categorías dentro de sus campos y además realizar cálculos sobre ellas. Por ejemplo, en el archivo

electricidad.ods

podemos estar interesados en agrupar por años y calcular el consumo total habido en cada uno de ellos. Abre ese modelo, electricidad y define el área

electricidad

. Ordena el área por años ascendentes. Para lograrlo pide

Datos > Ordenar..

y le das como primer criterio

Año (ascendente)

y como segundo

Mes (ascendente)

. Con ello ya tienes la tabla ordenada de forma temporal.

La dotaremos de

subtotales

,

mediante la secuencia

Datos > Subtotales

. Se abrirá el marco de

Subtotales

para que elijas los criterios:

Como ves en la figura, podemos probar a agrupar por años y sumar el Consumo Total. Observa que está activado el TOTAL y la SUMA. Acepta y obtendrás los subtotales de consumo por

año

y el consumo

Total

de todo el periodo. Se escriben en cursiva para destacarlos.

Con la secuencia

Datos > Subtotales > Eliminar

puedes anular lo que has hecho. Cuando lo hayas estudiado lo puedes anular para practicar otra agrupación. Vuelve a recorrer todas las operaciones de Subtotales, pero ahora pide:

Agrupar por meses.

Calcular el consumo doméstico.

En lugar de Suma obtener el Promedio.

Deberás obtener este resultado:

Observa el esquema que se ha creado por sí mismo en el margen izquierdo. Los signos + y - que contienen te permiten

abrir

o

cerrar

los detalles de la agrupación por meses. Ve pulsando sobre los signos - situados más a la derecha hasta conseguir que sólo se vean los totales. Cambia un poco el aspecto del esquema y comprobarás su utilidad a la hora de estructurar bien tus datos. Por ejemplo, puedes ocultar resultados de pruebas parciales de los alumnos y quedarte nada más que con las evaluaciones.

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Piloto de datos

Esta prestación es la que se conoce en otras hojas como

Tablas dinámicas

. Es algo muy útil para estructurar datos que se presentan en bruto. Por ejemplo, supongamos que hemos realizado con unos grupos de alumnos dos actividades para celebrar un Centenario. Pasamos unas encuestas anónimas de valoración de las dos actividades, Teatro y Exposición y disponemos de los datos correspondientes en dos columnas clasificados según los dos grupos que han respondido: 2º A y 3º D. Puedes consultar este ejemplo en el modelo actividad. Observa que los datos están como se han recogido y que sólo se ha tomado nota del grupo. Ya tiene definida el área como

Encuesta

. Supongamos que esta organización de los datos no nos acaba de gustar y deseamos contar los pares de respuestas (2,3), (4,1), etc. en una tabla de doble entrada. Para eso sirve el

Piloto de datos

. Diseñamos una tabla dinámica de ejemplo con él.

Selecciona el área

Encuesta

y pide

Datos > Piloto de datos

>

Inicio

. Se te pedirá que elijas entre

Selección actual

y

Fuente de Datos

. Elige la primera (que ya estará activada) y se abrirá este cuadro de diálogo:

Ahora debemos indicar qué datos deseamos que aparezcan en columna, fila o en el interior de la tabla. Hay muchas posibilidades. Señala el botón

Curso

y arrástralo hasta

Campos de columnas

. Haz lo mismo con el botón

Teatro

.

Arrastra el botón

Exposición

a

Campos de filas

. Por último, arrastra de nuevo

Exposición

a

Campos de datos

. Quedará así:

Haz

doble clic

en el nuevo botón

Suma - Exposición

. En las opciones que aparecen elige

Contar

, porque lo que deseamos es contar cuántos alumnos han elegido cada par de valoraciones. Haz

doble clic

también en el nuevo botón

Curso

que figura en

Campos de columnas

, activa la opción

definido por el usuario

y marca

Contar

. Termina pulsando

Aceptar

y busca en qué parte de la hoja se ha creado una tabla nueva, similar a esta:

En ella ya están contados los alumnos de cada curso que han efectuado alguna valoración concreta: 5 alumnos de 2ºA han valorado con 3 la exposición y con 3 también el teatro. Además figuran todos los totales, por curso, por columnas, por filas, etc.

Por ser un tema de ampliación sólo hemos querido presentarte la técnica de creación de tablas dinámicas. Si sigues profundizando en el tema encontrarás nuevas aplicaciones.

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Prácticas

8.1. Cuerpos celestes

Abre el modelo cuerpos.ods y sigue las siguientes instrucciones:

Selecciona el rango

Cuerpos

, que comprende todos los datos disponibles sobre los cuerpos celestes.

Mediante la opción de

Filtro predeterminado

reduce el área de datos a los satélites de Júpiter (todos los que tienen Júpiter en su campo Centro)

Como Opciones concreta que el resultado del filtro se sitúe en la Hoja 2. Realiza el filtrado.

Define el resultado de la Hoja 2 como nueva área de datos (nombre

Satélites

)

Selecciona el área de Satélites y ordénala de los satélites más alejados a los más cercanos. Te deberá quedar de esta forma, hasta 16 satélites.

8.2. Recaudación

En esta práctica realizarás una consolidación de datos contenidos en tablas de distinta estructura. Imagina que en un Colegio se está recaudando dinero para una excursión, pero que en algunas semanas los responsables han faltado o no han remitido el informe de la recaudación. Habrá, por tanto, distintas filas en las tablas. También en este caso se puede consolidar.

Abre el archivo dinero.ods que contiene las tablas de recaudación de cuatro semanas y en algunas de ellas faltan filas. Se desea conocer cuánto ha recaudado cada persona y el total obtenido. Para realizar la consolidación se procede como has aprendido en la teoría.

Si pides

Datos > Seleccionar rango...

observarás que ya existen los nombres de área definidos:

primera, segunda, tercera

y

cuarta

. Por tanto, te ahorras ese trabajo. Pide, pues,

Datos > Consolidar...

Como

Instrucción de Cálculo

elige

Suma

, ya que nuestro interés está en el total recaudado. Como

Intervalo de datos de origen

vas eligiendo las cuatro áreas

primera...cuarta

pulsando el botón

Añadir

para cada una. Por último, señala una zona vacía de la hoja para

Resultado a partir de...

Deberás obtener esta tabla:

Comprueba si están todos los participantes y si las sumas son correctas. Dale un formato a la tabla, con euros, fondos y bordes. Añade una línea con el total, que debe darte 845€.

Realiza otra consolidación en la que figuren las recaudaciones mínimas semanales: deberán resultar, por este orden: 10, 10, 10, 10, 30, 5 y 10. Guarda el archivo con el mismo nombre o con otro.

8.3. Base de datos

En esta última práctica serás tú quien construya una pequeña base de datos. Para unificar tu trabajo con el de tus compañeros de curso te damos unas normas mínimas:

El área deberá contener un mínimo de 25 registros (filas)

En cada registro deberán existir al menos dos campos de texto, por ejemplo Nombre, Apellidos, Dirección,... y otros dos numéricos o de fecha: edad, peso, años de antigüedad... (si incluyes teléfonos debes considerarlos como texto) El tema lo eliges tú: Fichas de libros, calificaciones y características de alumnos, lista de amigos, etc.

Sobre esa área deberás efectuar las siguientes operaciones:

Una ordenación atendiendo a dos criterios y copiando el resultado en otra zona de la hoja, para que se pueda ver el área ordenada y sin ordenar.

Un filtrado según un campo de texto: apellido, teléfono, editorial...También con copia en otra zona.

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Informes

Como se hizo en otros módulos, partiremos de un ejemplo concreto para poder reproducir en él todo lo que aprendamos. Daremos los pasos necesarios para confeccionar un informe basándonos en un conjunto de datos numéricos.

Objetivos

Al finalizar este módulo deberemos ser capaces de:

Plantear los objetivos que se pretenden estudiar.

Organizar la información en diferentes hojas.

Confeccionar un informe que incluya tablas, gráficos, operaciones, comparaciones y comentarios.

Elaborar una hoja inicial de presentación en la que se incluyan enlaces a todas las secciones del informe. 

Imprimir de forma correcta el trabajo.

Contenidos

Basándonos en datos de tipo deportivo, que son muy motivadores para los alumnos y que al contener marcas o resultados de tipo numérico permiten análisis más amplios que en otros casos, hacemos un recorrido por los distintos aspectos que se consideran necesarios para elaborar un buen informe.

Confección. Organizamos la información y la distribuimos en diferentes hojas.

Presentación. Todo informe debe poseer una hoja de presentación a modo de portada, con vínculos a las distintas partes del estudio.

Hiperenlaces. Construidos para enlazar la presentación con los contenidos.

Comentarios sobre el objeto de estudio.

Publicación. Indicaciones sobre cómo imprimir las hojas de cálculo, teniendo en cuenta sus peculiaridades.

Confección

Hemos bajado de la página web de la Federación Española de Atletismo unas tablas que contienen marcas al aire libre de las distintas pruebas atléticas y con las técnicas que hemos aprendido en el módulo 7 se han copiado los datos en el modelo de Hoja de Cálculo que hemos denominado

marcas

. Observa que hemos reservado dos hojas en blanco para la presentación, aunque tal vez necesitemos más, y hemos separado las marcas masculinas de las femeninas. Recuerda cambiar el nombre de las hojas por otro más sugerente. En el ejemplo hemos cambiado

Hoja3

por

Hombres

y

Hoja4

por

Mujeres

.

Por último hemos adaptado el ancho de las celdas a la información que contienen.

Para la confección del informe deberemos ampliar las tablas de datos para responder a las cuestiones que nos planteemos. Por ejemplo

,

¿Qué disciplina ha evolucionado mejor ?

Esta pregunta hay que responderla con cuidado. ¿Es igualmente importante un centímetro de más en altura que un segundo de menos en los doscientos metros? En estos casos hay que usar siempre el concepto de

variación relativa

. En este caso deberíamos comparar (dividir) el centímetro de altura entre la marca de altura y el segundo de tiempo entre la marca de 200 m. Tenemos otro problema, pues hay pruebas en las que se ha mejorado el record anual y luego se ha empeorado. ¿Incluiremos el progreso desde el primer año hasta el último o desde la peor marca a la mejor ? Todo eso hay que concretarlo antes de elaborar el informe.

En nuestro caso plantearemos las dos versiones. En la columna N compararemos la marca del 2002 respecto a la del 1992 de forma relativa, mediante la fórmula: (Marca 2002 - Marca 1992)/Marca 1992. Si además le das a toda la columna el formato de porcentaje con dos decimales, te resultará

el tanto por ciento de mejora

que ha presentado esa prueba deportiva. Lo puedes consultar en el modelo

marcas2

. Puedes repetir las mismas operaciones con las marcas femeninas.

Llama la atención que las marcas que mejor han evolucionado en los hombres han sido el peso y el disco, que se explica por el retraso que estas pruebas presentaban en nuestro país. Para comparar la mejor marca con la peor utilizamos dos nuevas columnas, O y P, en una utilizamos la función MÁX y en la otra la MÍN. Por último hemos calculado la variación relativa mediante el cociente (Máxima - mínima)/mínima. Obsérvalo en el modelo y haz lo mismo con las marcas femeninas.

Para terminar, unos consejos a la hora de confeccionar un informe:

Las tablas que se usen para elaborar informes se deben simplificar mostrando una presentación clara.

Es interesante repartir bien las informaciones en hojas separadas.

Debemos plantear los objetivos de nuestro trabajo con claridad y concisión. De esta manera facilitaremos la comprensión de los cálculos complementarios que se añadan.

No queremos extender más este apartado, pero hemos incluido en

marcas2

algunos estudios más:

Comparación entre marcas masculinas y femeninas, para 2002, contenida en una hoja nueva llamada Comparación.

Elaboración de un gráfico de tendencia en alguna marca concreta , por ejemplo la evolución de la prueba de lanzamiento de peso en hombres. Para ello hemos copiado los datos en una hoja nueva de Gráficos y con ellos se ha creado un gráfico lineal al que se ha añadido una línea de tendencia. Podemos observar un progreso constante salvo al final, y una línea de tendencia de gran pendiente, lo que indica progreso fuerte. Se ha efectuado el mismo trabajo con la prueba de 100 metros femenina y en el gráfico se observan grandes oscilaciones en los resultados, pero una tendencia a mejor, pues van bajando los tiempos.

Presentación

Todo informe debe poseer una

hoja de presentación

. Puedes confeccionarla como primera hoja de cálculo de tu modelo o escribirla con Writer y después usar

enlaces

(también llamados

vínculos

o

hiperenlaces

). Aquí elaboraremos la presentación en la Hoja1 y usaremos vínculos a otras hojas o documentos. Los comentarios los incluiremos en un documento de texto al que accederemos mediante enlaces.

Un consejo importante: Procura que la presentación no ocupe más de una pantalla de ordenador, es decir que muestre todo su contenido de una sola vez ya que es muy incómodo tener que moverse por la página con las barras de desplazamiento. Piensa que es la primera impresión que el usuario recibe de nuestro trabajo y no debemos defraudarle.

Lo primero que hay que diseñar es el

título

utilizando la herramienta FontWork de OpenOffice. Hemos dejado la Hoja1 en blanco en el archivo marcas2.ods para que seas tú quien elabore la

hoja de presentación

. Empieza por cambiar el nombre a la Hoja1 por

Presentación

u otro similar. A continuación haz visible la Barra de dibujo (

menú Ver > Barras de herramientas > Dibujo

), que se situará en la parte inferior de la ventana, y busca en ella el

botón

que activa

FontWork

.

También puedes acceder a la Barra de dibujo mediante el icono correspondiente de la Barra Estándar.

Al pulsar el

icono

correspondiente a

FontWork

nos aparece la

Galería

de estilos:

Seleccionamos un estilo con

doble clic

, o

clic

y

Aceptar

, y observamos que el objeto se inserta en el documento y con él las barras correspondientes para su transformación.

Para escribir nuestro propio texto hacemos

doble clic

en el

objeto

y escribimos

Marcas de Atletismo.

Basta hacer

clic fuera del objeto

o pulsar la

tecla Escape

(

Esc

) de la parte superior izquierda del teclado, para abandonar el modo de edición de texto. El resultado será el siguiente:

Si no te gusta como ha quedado no te preocupes ya que todo se puede modificar "jugando" un poco con las diversas opciones que te ofrecen las barras que aparecen al seleccionar el rótulo. También puedes probar con clic derecho.

Otra opción interesante a la hora de confeccionar títulos atractivos se encuentra en la misma barra de dibujo, se trata de la opción

Texto .

Debemos

pulsar el botón

y dibujar,

arrastrando el ratón

, el marco que abarcará el texto dentro de la hoja y escribir el título deseado. A veces este instrumento de dibujo tiende a suprimir la última letra, por lo que no estaría mal añadir algún espacio en blanco antes y después del título. Haz

doble clic

sobre ese marco y selecciona el texto para poder realizar cambios en él: el tamaño de la fuente, los efectos de negrita o cursiva, el color, la alineación, etc.

Una vez escrito el título puedes pedir

menú contextual

, sobre uno de los manejadores (cuadraditos que rodean el objeto), y seleccionar FontWork para cambiarle la apariencia.

Cambia a tu gusto los distintos parámetros, teniendo en cuenta que su efecto es instantáneo y que a veces es sorprendente. Una vez diseñado el título, cambia su tamaño y curvatura mediante las marcas que lo rodean. Sirva como ejemplo:

En la hoja de presentación se debe escribir el nombre del autor y si se estima oportuno añadir un

logotipo

. El módulo Draw del OpenOffice permite la creación de gráficos vectoriales, que no pierden calidad al cambiarlos de tamaño. Cualquier combinación de círculos, rectángulos, figuras en 3D y textos pueden constituir un logotipo. También se pueden construir con otros programas o capturar imágenes que después se pueden perfilar con OpenOffice Draw. Una vez diseñado el logotipo puedes insertarlo en la Hoja de Presentación siguiendo las técnicas que aprendiste en el módulo 7. Por último, si con la secuencia

menú Herramientas > Opciones > OpenOffice.org Calc > Ver

suprimes las líneas de cuadrícula, podrá quedarte un encabezado de hoja como el de la figura:

Se puede incluir un pequeño texto de presentación y unos

hiperenlaces

(también llamados

hipervínculos, vínculos

o simplemente enlaces) que nos dirijan a las demás hojas.

Hiperenlaces

Tal como aprendimos en el módulo 7, copiamos en la Hoja 2 de nuestro modelo de marcas de atletismo, que tenemos reservada, la tabla original de la Federación de Atletismo y cambiamos el nombre de esa hoja por el de

Datos de origen

.

Con esto ya estamos preparados para enlazar la presentación con los contenidos, mediante

hiperenlaces

o

vínculos

, que funcionan igual que cuando navegamos por Internet, dirigiéndote a otra parte del mismo documento, de otros o a una página web externa.
Escribe en la Hoja de Presentación los textos de los diferentes capítulos:

Datos de origen, Tablas de hombres, Tablas de mujeres, Comentarios, Comparación y Gráficos.

Estos textos servirán de base a los enlaces que vamos a construir.

Pincha

sobre la

celda

que contiene el texto

Datos de origen

y en la línea de edición superior

selecciona todo el texto

(también puedes hacer

doble clic

en la celda y

seleccionar el contenido

en ella) Si no lo haces así aparecerán textos nuevos en el hiperenlace. Pide

menú Insertar > Hiperenlace

o pulsa el botón correspondiente de la Barra Estándar.

Obtendrás el siguiente cuadro de diálogo que deberás manejar con cuidado:

En la parte de la izquierda elige

Documento

y en la segunda línea de texto

Destino en el documento

,

pulsa

el pequeño

botón

que está situado a su derecha y se abrirá el

Navegador

:

Busca en

Hojas

la referencia a

Datos de origen

. Pulsa

Aplicar

y

Cerrar

dos veces, para cerrar las dos ventanas, y ya tienes construido tu primer hiperenlace. Prueba su funcionamiento pinchando sobre él.
Construye de forma similar los enlaces a las Tablas de hombres, a las de mujeres y a las hojas de Comparación y de Gráficos. Deja sin construir el enlace a Comentarios. Puedes también experimentar con enlaces

de vuelta

, que te hagan regresar a la presentación desde cada hoja. Igualmente, puedes dirigir los enlaces a una celda determinada, si cuando aparezca el texto #Hoja3, por ejemplo, en un enlace interno, le añades un punto y la referencia a la celda: #Hoja3.A70.

Como signo de cortesía se puede terminar la presentación con un

enlace externo

a la página de la Federación de Atletismo. Elige cualquier celda de la parte baja de la pantalla y escribe alguna frase alusiva a la fuente de datos y su dirección. Escribir la dirección suele resultar molesto y en ocasiones erróneo, por lo que es mejor ir a la página web en cuestión y copiar su dirección completa en la barra de direcciones del navegador, luego bastará con pegarla en la celda correspondiente:

El programa entiende que es un enlace y lo construye pero si te da problemas puedes usar la orden

Insertar > Hiperenlace

de manera similar a los casos anteriores (ahora del marco izquierdo elige

Internet

)

Comentarios

Para practicar un poco, puedes crear un documento de texto con OpenOffice Writer y escribir en él algunos comentarios además de insertar algún logotipo, tablas o gráficos. Como se trata sólo de practicar un poco, consulta el documento

comentarios

e intenta reproducir las técnicas que en él se describen. El texto se ha reducido al mínimo por tratarse de un ejemplo. Incluimos algunas de ellas de forma esquemática ya que las técnicas de Writer no entran en los objetivos de este curso.

El título en FontWork lo hemos insertado desde nuestro modelo simplemente con

Copiar y Pegar

.

El logotipo se ha pegado con el mismo procedimiento, pero después se ha pedido

Desagrupar

desde el

menú contextual

> Agrupar y se ha reducido la imagen y el tamaño del texto.

El dibujo del atleta se copió en la Hoja

Datos de origen

y tras recortarlo con el Paint de Microsoft, se ha pegado en el documento mediante

Pegado especial > Como GDI metafile

. Una vez pegado, usando el

botón derecho

del ratón hemos accedido al

menú contextual

y concretado el estilo de Ajuste como

Ajuste de página dinámico

. De esta forma se ajusta bien al texto.

Las

Tablas de comparación

se han insertado con la orden

Copiar

y después

Pegado especial

como

Texto Formateado (RTF)

. Los dos gráficos se han pegado como

GDI Metafile

, para después alterar su tamaño y situarlos uno al lado del otro.

Para terminar creamos un enlace desde la Hoja de Presentación al documento de Comentarios. Señala la celda que contiene el texto

Comentarios

, que habíamos dejado sin enlace, y selecciona todo su texto. Pide

menú Insertar > Hiperenlace

y en el diálogo que se abre elige

Documento

y busca el archivo  

comentarios.odt

mediante el pequeño

botón

de búsqueda que existe junto a la primera línea de edición

Ruta

. Termina con

Aplicar

y

Cerrar

.

En el archivo

marcas3.ods

puedes ver el resultado de todos los métodos que se han explicado.

Publicación

Llega la hora de imprimir nuestro trabajo y aunque la impresión es una operación muy simple y parecida en todos los programas, además de que depende fuertemente de la impresora instalada, daremos algunas indicaciones sobre cómo imprimir las hojas de cálculo, teniendo en cuenta sus peculiaridades.

Visualización de los saltos de página

En una hoja de cálculo no están definidas las páginas con tanta claridad como en un documento de texto. La altura, anchura y número de hojas de un documento de hoja de cálculo es tan variable, que hay que poder tener a la vista la distribución de páginas que resultará en la impresión. Para ver los saltos de página en el

menú Ver

activa la opción de

Previsualización del salto de página

. De esta forma verás dónde comienza o termina cada página de impresora. En nuestro ejemplo

marcas3.ods

veríamos que la hoja

Presentación

ocupa con holgura un página, pero los datos en origen se ven troceados en varias páginas impresas. En estos casos deberíamos modificar la distribución o el tamaño de las fuentes, ancho de columnas o alto de filas. Recorre el resto de hojas para ver qué defectos aparecerían al
imprimir.

Salto manual

Aunque en nuestro ejemplo no sería muy útil, se pueden forzar cambios de página de forma manual. Basta señalar una celda en la que deseamos alojar el salto y pedir

menú Insertar > Salto manual

, eligiendo después

Salto de fila

(que es el más frecuente) o

Salto de columna

. Prueba, por ejemplo, a separar las tablas de mujeres y hombres en la hoja

Datos de origen.

Observarás que la distribución
cambia y la página 2 y siguientes separan perfectamente cada columna en dos partes según el sexo.

Áreas de impresión

No sólo podemos obligar a saltos de fila o columna, sino también a restringir la parte de nuestra hoja que se puede imprimir. Selecciona un rango cualquiera en una hoja, por ejemplo el título, logotipo y autores de

marcas3.ods,

emplea la secuencia

menú Formato > Imprimir rangos > Definir

. Activa de nuevo la

previsualización de saltos de página

si no lo estaba, y aparecerá ese rango como el único que se imprimirá, quedando el resto de hoja en color gris.

Formato de página.

El resto de las opciones básicas de impresión está contenido en el formato de página, del que sólo incluiremos los detalles más importantes. Con

menú Formato > Página

... accedemos a un cuadro de diálogo con bastantes pestañas, que nos ofrece muchas opciones para mejorar la impresión de nuestro trabajo.

Puedes ignorar la pestaña

Administrar

, que es propia de plantillas.

En la pestaña

Página

puedes elegir el formato del papel y si deseas impresión en vertical o en horizontal (esta última es interesante para una hoja de cálculo). También puedes cambiar los márgenes y observar el efecto en la pequeña muestra que aparece en la parte superior derecha. El resto de opciones puedes ignorarlas por ahora; son más útiles en documentos de texto.

Borde y Fondo te permiten añadir a la página un borde, un color de fondo y una sombra, pero no se suele hacer en estos casos. Puedes probar y después entrar en menú Archivo > Vista preliminar (o bien imprimir) para ver el efecto.

Pulsando sobre

Encabezamiento

y

pie de página

podrás encabezar tu impresión con textos e imágenes. En nuestro ejemplo, los alumnos Nuria y Ramón han podido crear este encabezamiento pulsando sobre

Editar

:

Para ver como queda en el documento puedes pulsar sobre vista preliminar:

Con el botón

Opciones

, dentro de la pestaña

Encabezamiento

, puedes dotarlo de borde y fondo. Con el botón

Editar

además de distribuir el encabezamiento en las distintas zonas, puedes insertar números de página, fecha y hora, etc. Si pasas el ratón sobre ellos sabrás para qué sirven sin necesidad de más explicaciones.

El

Pie de página

se gestiona de forma análoga.
Desde la pestaña

Hoja

se pueden concretar varias opciones a la hora de imprimir una hoja de cálculo, todas ellas fáciles de entender. Es muy útil la opción de

imprimir fórmulas

cuando son muy complicadas y se estime oportuno estudiarlas en papel.

Vista preliminar.

Unas breves indicaciones sobre la

Vista Preliminar

a la que nos hemos referido en diversas ocasiones. Se activa desde

menú Archivo 

> Vista preliminar o el icono correspondiente de la barra Estándar.

Nos da acceso a la simulación de cómo se imprimirá el documento actual según la impresora seleccionada. Mientras se permanezca en esta visión preliminar no se puede cambiar nada del documento, tan sólo aumentar o disminuir la escala de visión, pasar página o acceder de nuevo a la ficha de formato de página, pulsando sobre los botones superiores, fáciles de identificar.

Para salir basta pulsar de nuevo el botón

Vista preliminar

o

Cerrar la vista preliminar

.

Impresión.

Con

menú Archivo > Imprimir

, la combinación de teclas

Ctrl

+

P

o con el

botón

correspondiente de la Barra Estándar, pasamos a imprimir la hoja. Esta parte ya depende de la impresora que tengas instalada.

Complementos

A modo de ampliación damos unas pistas de cómo traducir una hoja de cálculo al lenguaje HTML por si fuera necesaria su publicación en la web y/o su lectura en un navegador.
A modo de refuerzo se incluyen tres ejemplos de trabajos elaborados según las técnicas aprendidas en el curso y que pueden servir de guía para la elaboración de distintos estudios entre los que se incluye el trabajo final de curso.

Traducción a HTML

Los documentos de OpenOffice pueden traducirse de forma automática al lenguaje HTML, que es el usado en Internet. En este momento no necesitas saber nada sobre este lenguaje. Lo único importante es que si efectúas la traducción, tu documento se puede insertar en una página web (por ejemplo, la de tu centro) y leerlo con cualquier navegador.

Para traducir un modelo de hoja de cálculo a HTML sólo tienes que seguir unos pasos concretos: Abre tu modelo o documento con OpenOffice, pide

menú Archivo > Guardar como...

y en el cuadro de diálogo elige

Documento HTML (OpenOffice.org Calc) (.html)

como tipo de archivo.

Pulsa en

Guardar

y el programa hace el resto. Para ver si todo está correcto abre el navegador, en este caso Firefox, y con la orden

menú Archivo > Abrir archivo

busca el archivo que acabas de crear. Deberá aparecer un primer índice de hojas y después todas ellas seguidas en formato legible.

Hay una pega, y es que los enlaces que tú hayas creado no funcionan al traducirlos a HTML, pero eso se puede arreglar con la ayuda de los compañeros que dominen la edición en ese lenguaje.

Ejemplos

Este apartado te servirá de orientación para realizar las prácticas. Adjuntamos a continuación algunos trabajos ya confeccionados para
que te sirvan de modelo:

Clasificación de la Liga de Fútbol.

Estudio al alcance de los alumnos, aunque en el ejemplo incluido se han desarrollado algunas técnicas propias de los estudios de Bachillerato, que se pueden sustituir por otras más sencillas. Se ha redactado de forma muy escueta y deliberadamente incompleta, porque sólo se pretende dar un ejemplo de estudio de datos asequible. Abre

futbol.ods

y observarás que desde una simple clasificación tomada de una página web se pueden desarrollar análisis en los que nunca se sabe hasta donde se podrá llegar, pues los alumnos
tienen tanta creatividad a veces que sobrepasan los objetivos marcados.

Elecciones en Andalucía.

Estudio que simula un trabajo de alumnos sobre las elecciones celebradas en Andalucía el 14-03-2004. Se ha elegido esta convocatoria porque contiene dos elecciones distintas: Generales y Autonómicas. Se ha confeccionado con el módulo Writer de OpenOffice, basado en un documento de Calc. Lo puedes consultar en

elecciones1.odt

y

elecciones2.ods

.

El rayo virtual.

Con un poco de buen humor, este trabajo imita un informe realizado por un grupo de alumnos sobre un simulador de rayos virtuales. Abre el informe

rayo1.odt

o el simulador

rayo2.ods

. Es interesante leerlo porque nos presenta una experimentación en la que se pueden sacar pocas conclusiones porque la simulación tiene demasiada carga aleatoria y no reacciona suficientemente al cambio de los
parámetros.

Prácticas

9.1. Informe

Deberás crear un informe sobre un trabajo que realices personalmente o con tus alumnos siguiendo los siguientes criterios:

El trabajo ha de basarse en un conjunto de datos numéricos reales obtenidos mediante encuestas, experimentos, recuentos, en Internet, libros de texto o Enciclopedias o cualquier otra fuente de datos que sea susceptible de estudio. Los datos obtenidos han de integrarse en tablas y representarse mediante gráficos.

Sobre los datos tabulados se podrán efectuar operaciones matemáticas o estadísticas. Como mínimo deberán figurar alguna suma, promedio o recuento de carácter elemental.

Se redactarán comentarios sobre el resultado del análisis de los datos obtenidos.

Todo el material se integrará en un modelo de OpenOffice Calc o de OpenOffice Writer (en este caso con hiperenlaces a las tablas y gráficos) que servirá de Informe final.

Si tienes dificultades a la hora de elegir datos lee el

Anexo 1

.